So verhindert man die Spam-Einstufung eines Newsletters – Spam-Check Profi-Tipps

In professioneller E-Mail-Versand-Software, wie dsmails von dskom, haben Sie stets einen Spam-Check an Bord.

In der Software öffnen Sie Ihr E-Mailing. Wechseln Sie zum Zustellbarkeitstest und lassen Sie den Spam-Check anlaufen. Bei einem solchen Spam-Test durchläuft Ihr E-Mailing real existierende Spamfilter in Postfächern verschiedener Anbieter. Nach dem Abschluss des Tests wird das Ergebnis für jeden SPAM-Filter angezeigt.

Es stehen im Netz auch tool-unabhängiger Spam-Checker zur Verfügung, etwa www.mail-tester.com oder spamcheck.postmarkapp.com.

Prüfen Sie zunächst Ihren Newsletter und versuchen Sie schrittweise, die Ursache(n) zu beseitigen. Führen Sie dazu nach jeder Änderung immer wieder einen Zustellbarkeitstest durch, bis die Spam-Einstufung bei allen Anbietern auf „grün“ steht.

Auf diese Weise finden Sie heraus, welcher Text, welches Newsletter-Element, welche Betreff-Bestandteile künftig vermieden werden sollten, um den Spam-Test gleich im ersten Anlauf zu bestehen.

In der Regel führt erst das Zusammentreffen mehrerer Ursachen zu einer endgültigen negativen Spam-Einstufung. Folgende Punkte sollten Sie, nach Wichtigkeit sortiert, unbedingt vermeiden:

Absenderadresse Ihres Newsletters

• Ursache „Wechselnde Absender-Adresse“: Verwenden Sie eine konstante Absender-Adresse. Was Ihren Empfänger verunsichert, findet auch der Spam-Filter kritisch. Mit jedem Wechsel zu einer bisher unbekannten Absender-Adresse riskieren Sie die jahrelang aufgebaute Reputation und arbeiten gegen bestehende Filterregeln und das erarbeitete Whitelisting.
• Ursache „Versanddomain“: Verwenden Sie für Ihre internen Links im E-Mailing möglichst wiederkehrende Domainnamen.

Betreff Ihres Newsletters

• Ausrufe- oder Fragezeichen, noch dazu mehrfach (!!! oder ???) sind kritisch zu sehen.
• Gleiches gilt für Abkürzungen, Währungen, Sonderzeichen, wie ###, ***, XXL, XXX, €, $ oder das @-Symbol.
• PERMANENTE GROSSSCHREIBUNG ist nie eine gute Idee!
• Spam-ähnliche Slogans, z. B. Super-Sonder-Special, 200% in nur 4 Wochen
• zu lange Zahlenkombination, z. B. Kundennummer können Probleme verursachen.
• zu langer Betreff, der mit „…“ in E-Mail-Programmen abgeschnitten wird.
• „falsche“ Sprache, etwa englischer Betreff für deutsche Empfänger

Inhalte Ihres E-Mail-Newsletters

• per Farbe „versteckter“ Text, etwa schwarzer Text auf schwarzem Hintergrund
• Nutzung von Schriftgrößen unter 10px
• zu hoher Bildanteil, Texte sollten deutlich überwiegen
• fehlender Alternativtext bei Bildern: bitte ALT-Tags für alle Bilder hinterlegen >> positive Nebenwirkung: Sie teilen dem Empfänger den Inhalt des Bildes mit, selbst wenn sein Mailprogramm Bilder nicht (automatisch) lädt. Er wird zum Nachladen der Bilder motiviert!
• Animierte Bilder können Ursache für Spam-Einstufungen sein. Sollen sie eingesetzt werden, dann unbedingt den Spam-Check durchführen.
• Spam-verdächtige Worte meiden, z.B.: Gewinn, kostenlos, Angebot, eilig, Fotos, kaufen, Geld
• Links auf nicht vorhandene oder spamverdächtige Seiten – Stichwort: „Porn, Pills & Casinos“ 🙂
• Phishing-Links können mit dem Phishing-Test Ihrer Versand-Software gecheckt werden.
• Ausnahmslos Standard-Schriftfarben nutzen, wie Rot (#FF0000), Grün (#00FF00), Blau (#0000FF)

Aufbau Ihres Newsletters

• Versand im reinen HTML-Format statt „Multi-Part“, d.h. der Plaintext-Teil fehlt (in den „Erweiterte Einstellungen“ des Mailings in dsmails überprüfen)
• Verwendung von oft zu großen Anhängen. Bieten Sie dem Empfänger in der E-Mail lieber einen Download-Link zur Datei, anstelle der Datei im Anhang, an.
• Fehlender oder schwer zu findender Abmeldelink – Empfänger, die den Newsletter nicht mehr haben möchten, werden auch noch verärgert. Statt sich abzumelden könnten Sie auf „Spam melden“ klicken. Für den Empfänger ist es derselbe Effekt, für Sie jedoch nicht. Einige Internet Service Provider (z.B. web.de) werten diese Spam-Meldungen aus und stoppen die Newsletter-Zustellung an weitere Empfänger noch innerhalb des aktuellen Versands.

Adressqualität und Versand Ihres Newsletters

• Schlechte Adressqualität: Schreiben Sie ausschließlich Empfänger an, für die Ihnen ein gültiges Double-Optin vorliegt und deren Daten aktuell sind. Andernfalls erhalten Sie eine Vielzahl von Bounces und manuelle Spam-Markierungen. Beides verschlechtert Ihre Absender-Reputation gegenüber Spamfiltern und damit auch die Reputation des Versand-Dienstleisters, den Sie nutzen.
• Mehrfachzustellung durch Dubletten: Führen Sie spätestens vor dem Versand des E-Mailings einen Dubletten-Abgleich durch. Nicht nur der Empfänger ist sauer, wenn er Ihr Mailing mehrfach erhält.
• Serie ähnlicher Mailings: Vermeiden Sie in einer zeitlichen Abfolge von Mailings den Versand sehr ähnlicher Inhalte, auch beispielsweise in Erinnerungsmails.

Neben den direkten Ursachen im Inhalt des Newsletters gibt es weitere Gründe. Dazu zählt, dass sowohl der Mailserver-Betreiber als auch der einzelne Empfänger die eigenen Spamfilter frei anpassen kann. Beides lässt sich jedoch positiv beeinflussen.

Serverseitig: Spamfilter und/oder E-Mail-Firewall

Unternehmensnetzwerke verwenden oft eine serverseitig installierte E-Mail-Firewall und/oder einen Spamfilter. Der Betreiber kann entscheiden, wie er vermeintliche Spam-Mails behandelt: Gar nicht zustellen oder „nur“ im Header bzw. Betreff eine Kennzeichnung einfügen.

Bei großen Versendungen ist es unvermeidlich, dass viele Empfänger desselben Unternehmensnetzwerkes innerhalb kurzer Zeit viele sehr ähnliche Mails vom selben Absender erhalten. In diesem Fall passiert es häufig, dass der Server die E-Mails zwar annimmt, jedoch nicht an das entsprechende Empfänger-Postfach weiterleitet.

Empfehlung: Fügen Sie Ihrer Absenderdomain einen SPF-Eintrag hinzu, siehe dazu die Erklärungen in unserem Blogbeitrag: Was ist SPF? Und warum sollte man dies nutzen? Bitten Sie die IT-Abteilung dieses Unternehmens, die IP-Adressen bzw. das Subnetz Ihrer Versand-Software, auf die interne Whitelist zu übernehmen. Arbeiten Sie mit dsmails, dann stellen wir Ihnen diese IP-Adressen zur Verfügung.

Persönlich: Spamfilter im Empfänger-Postfach

Im letzten Schritt durchläuft die E-Mail den persönlichen Spamfilter des einzelnen Empfängers. Dieser wird ständig anhand des bisherigen Klick-Verhaltens trainiert. So wirkt es sich negativ aus, wenn der Empfänger in der Vergangenheit E-Mails mit ähnlichem Inhalt manuell als Spam markiert hat, oder das sogar mit Ihren eigenen E-Mails (gleicher Absender) getan hat, statt sich beispielsweise abzumelden.

Auch die im vorigen Abschnitt erwähnte serverseitige Spam-Markierung im E-Mail-Header oder Betreff kann ausgewertet werden. Selbst die Art der regelmäßig gelöschten E-Mails kann eine Rolle spielen.

Empfehlung: Bitten Sie Ihre Newsletter-Empfänger im Begrüßungsmailing darum, Ihre Absenderadresse ins Adressbuch (Kontaktliste) aufzunehmen, so dass zukünftige Mailings sicher zugestellt werden.

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