So faxen Sie mit Microsoft Outlook 365 – Fax-Empfang & Versand ganz einfach einzurichten

Händeringend haben viele unserer Kunden nach einer Möglichkeit gesucht, Faxe zu versenden oder Faxe zu empfangen.

Allen war eines gemeinsam – die Umstellung von ISDN auf VoIP hat vermehrt Funktions-Probleme für den Faxverkehr auf althergebrachte Weise ergeben. Fast noch dramatischere Folgen hatte in vielen Firmen die Umstellung auf Office 365. Die in Microsoft Office bis dato verfügbare Fax-Funktion ist in Microsoft Office 365 nicht mehr vorhanden.

Man könnte fragen, warum ist denn die Fax-Funktionalität überhaupt noch notwendig? Heutzutage läuft doch alles über E-Mail!

Die Antwort ist schnell gefunden: In vielen Branchen ist das Fax DAS Kommunikationsmedium schlechthin – immer noch! Ein Beispiel der Pharmabereich: Apotheken und Ärzte sowie Pflegeeinrichtungen, aber auch das klassische Handwerk bevorzuge das Fax als schnell handlebaren Kommunikationsweg. Aber noch viel entscheidender, jenseits von Marketingaktionen, ist der Austausch verfahrensrechtlich verbindlicher Dokumente. Transaktions-Faxe wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, Medizinische Diagnoseberichte und einiges mehr sind nicht selten solchen und ähnlichen Erfordernissen unterworfen.

In diesem Mix von Anforderungen hat sich nicht nur der Versand von Faxseiten als weiterhin notwendig herausgestellt, sondern auch der Empfang von Faxen. Ist doch der Empfang von Bestellungen umsatzrelevant. Und wichtige medizinische Patientendaten dürfen, aus Gründen des Datenschutzes, sowieso nicht via E-Mail versendet werden.

Lassen Sie uns Schritt für Schritt die Aufgabenstellungen aus den skizzierten Veränderungen ansehen.

ISDN wird abgeschalten – und dann? Welche unterschiedlichen Szenarien warten auf Sie nach einer Umstellung von ISDN auf VoIP?

Die analoge Telefonanlage ist in der Regel durch eine VoIP-Anlage ersetzt. Das analoge Fax ist in einer VoIP-Welt nicht mehr wirklich zu gebrauchen. Multifunktionsgeräte mit analogen Faxkarten sind ebenfalls nicht mehr für Faxversand weiter zu verwenden. Kleine Faxserver, wie Tobit oder Ferrari, müssen ebenfalls ersetzt werden.

Betrachten wir den Faxversand, so gibt es eine äußerst einfache und kostengünstige Lösung. FaxCloud-Dienste sind unabhängig von ISDN. Diese Dienste werden schon immer über die großen Kommunikationstraßen der Republik via Internet, also IP, abgewickelt.

So ist der FaxCloud-Dienst Mail2Fax der Dienst, über den Sie ganz einfach Faxe versenden können. Mit Mail2Fax und Fax2Mail, ersetzen Sie ein analoges Faxgerät vollständig. Nach außen ändert sich für Ihre Kunden, Anfrager, Geschäftspartner hinsichtlich Faxverkehr gar nichts.

Es genügt Ihre gewohnte IT-Umgebung mit Ihrem E-Mail-Programm, welches Sie tagtäglich nutzen. Falls Sie wegen der Datensicherheit die klassische, unverschlüsselte E-Mail eigentlich nicht verwenden können, gibt es eine Lösung die standardmäßig im Mail2Fax-Dienst ohne Mehrkosten integriert ist: Bei Verbindungen mit einem erhöhten Datenschutz-Bedarf verwenden Sie einfach eine TLS-Verschlüsselung. Der Dienst Mail2Fax kann die TLS-Kommunikation und sendet dann Ihr Fax an die gewünschte Faxnummer.

Jeder Fax-Server kann auf diesem Weg abgelöst werden. Für Multifunktionsgeräte, die eine Mail-Funktion haben, lässt sich auf dem gleichen Weg die Faxfunktion ersetzen.

Aus Outlook 365 faxen, funktioniert ganz genau so, wie faxen ohne ISDN. Denn der E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder Outlook 365 versendet wird.

Mail2Fax kann mehr als nur einzelne Seiten faxen!

CloudFax ist äußerst flexibel, da Sie räumlich lediglich an ein internetfähiges Endgerät gebunden sind, also auch von Ihrem Handy aus Faxe versenden können. Es muss nur die Absenderadresse beibehalten werden, da Ihr persönlicher Mail2Fax-Dienst darüber erkannt wird.

Mit dem CloudFax-Dienst Mail2Fax können Sie an Ihre Faxverteiler senden. Das bedeutet, dass Sie einen unpersonalisierten Fax-Massenversand damit erledigen können. Und Sie sind dabei sehr flexibel, welche Inhalte per E-Mail versendet werden. Sie entscheiden, ob nur der Anhang oder nur der Body der Mail oder beides zusammen, versendet wird. Gerne können Sie bei unserem Mailing-Team die Benutzerbroschüre für Mail2Fax anfragen.

Die erste Frage unserer Kunden ist häufig: Kann ich meine Faxnummer behalten? Die kennen meine Kunden! Und oft sind die Faxnummern zu irgendeinem Provider portiert. Geht das dann immer noch?

Ja, Sie können Ihre bestehenden Faxnummern für den Empfang weiter verwenden. Unter einer Bedingung, die jedoch in den allerhäufigsten Fällen erfüllbar ist: Die Faxnummer, egal wo sie gehostet ist, muss einen eingehenden Anruf weiterleiten können.

Haben Sie das abgeklärt, steht einer einfachen Lösung für den Faxempfang nichts mehr im Wege.

Der CloudFax-Dienst Fax2Mail oder Fax2FTP beinhaltet, dass Sie eine Zielnummer erhalten, auf die Sie Ihre bestehende Faxnummer weiterleiten. Ist der Dienst eingerichtet, wird das Fax von Ihrer Nummer zu der des Fax2Mail-Dienstes weitergeleitet und das Fax als Anhang in einer Mail an Ihr elektronisches Postfach gesendet. Wollen Sie Ihre Faxe in einem FTP-Verzeichnis empfangen, ist das auch kein Problem.

Empfangen Sie nach einer Marketingaktion viele Faxe in kurzer Zeit, können Sie von hoher Faxempfangskapazität ausgehen. Es wird nie zu einem „belegt“ kommen. Sollte bei Ihnen der Datenschutz, wie schon beim Versand erläutert, eine wesentliche Rolle spielen, spielt dieser Dienst ebenfalls seine Stärke aus. Für den Übertragungsweg via E-Mail in Ihr Postfach wird standardmäßig TLS-Verbindung angeboten. Sie haben zudem die Möglichkeit, das Fax als verschlüsseltes PDF zu empfangen.

Auch beim Fax-Empfang gilt: Der E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder von Outlook 365 empfangen wird.

Und die Faxempfang-Funktion Ihres Fax-Servers ist mit dem Dienst Fax2Mail ebenfalls ersetzt.

Fax2Mail oder Fax2FTP kann mehr als nur Faxe empfangen

Der Faxempfang wird auf das von Ihnen gewünschte E-Mail-Postfach geleitet und ist damit ebenfalls räumlich absolut flexibel. So sind empfangene Faxe auch mobil, via Handy zu empfangen.

Sollen gedruckte Text-Inhalte oder Barcodes automatisch ausgelesen werden, so ist das problemlos möglich. Der Dienst Fax2Mail / Fax2FTP hängt eine zusätzliche Datei an, in der die Texte und Barcode-Inhalte abgelegt sind. Mit Copy und Paste haben Sie die Faxinhalte in einer Datei, die Sie weiterverarbeiten können.

Gerne können Sie hier die Benutzerbroschüre für den Cloud-Faxempfang bei unserem Mailing-Team anfragen.