So faxen Sie mit Microsoft Outlook 365 – Fax-Empfang & Versand ganz einfach einzurichten

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Junge Online-Marketing Mitarbeiterin am Notebook
CLOUD-FAX

Einfacher geht´s nicht! Kostengünstiger geht es auch nicht!

Die erste Frage unserer Kunden ist häufig: Kann ich meine Faxnummer behalten?

Ja, Sie können Ihre bestehenden Faxnummern für den Empfang weiter verwenden. Unter einer Bedingung, die jedoch in den allerhäufigsten Fällen erfüllbar ist: Die Faxnummer, egal wo sie gehostet ist, muss einen eingehenden Anruf weiterleiten können.

Junger Geschäftsmann im hellblauen Anzug unt roter Krawatte tippt lächelnd auf dem Smartphone

Office 365 und DATEV haben keine Faxfunktion mehr – was jetzt? Mit Fax2Mail und Mail2Fax, empfangen und versenden Sie Faxe aus Office 365 und ersetzen die DATEV-Faxfunktion ohne Probleme.

Ohne zusätzliche Investitionen in Hardware, Gateways, Leitungen und Software, steht für jeden Benutzer im Unternehmen eine nahezu unbegrenzte Fax-Kapazität zur Verfügung. Der Faxversand und Faxempfang wird ohne hausinterne Fax-Server oder analoge Faxgeräte sichergestellt. Die firmeneigene TK-Anlage ist dazu nicht mehr nötig.

Was CloudFax-Dienste noch alles können, erfahren Sie auf unserer Übersichtseite CloudFax.

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EXPERTEN-WISSEN

Faxen ohne ISDN: Faxen aus Outlook 365 – Wie geht das?

Mehr Wissen zu Faxversand und Fax-Marketing sichert Ihren Marketing-Erfolg. Das gilt für Branchen, in denen rechtssichere Kommunikation unabdingbar ist. Oder für Branchen in denen das Fax, das geeignetste Medium ist (z.B. Apotheken oder Kommunikation mit Ärzten). Unser Blog „Experten-Wissen: Fax-Marketing“ informiert und zeigt Ihnen neueste Trends.

Online Marketing Fachspezialistin vor dem Notebook

Faxen über VoIP macht Probleme – und dann? Office 365 hat keine Faxfunktion – was jetzt?

Händeringend haben viele unserer Kunden nach einer Möglichkeit gesucht, Faxe zu versenden oder Faxe zu empfangen.

Allen war eines gemeinsam – die Umstellung von ISDN auf VoIP hat vermehrt Funktions-Probleme für den Faxverkehr auf althergebrachte Weise ergeben. Fast noch dramatischere Folgen hatte in vielen Firmen die Umstellung auf Office 365. Die in Microsoft Office bis dato verfügbare Fax-Funktion ist in Microsoft Office 365 nicht mehr vorhanden.

Warum wird noch nach Fax gefragt?

Man könnte fragen, warum ist denn die Fax-Funktionalität überhaupt noch notwendig? Heutzutage läuft doch alles über E-Mail!

Die Antwort ist schnell gefunden: In vielen Branchen ist das Fax DAS Kommunikationsmedium schlechthin – immer noch! Ein Beispiel der Pharmabereich: Apotheken und Ärzte sowie Pflegeeinrichtungen, aber auch das klassische Handwerk bevorzuge das Fax als schnell handlebaren Kommunikationsweg. Aber noch viel entscheidender, jenseits von Marketingaktionen, ist der Austausch verfahrensrechtlich verbindlicher Dokumente. Transaktions-Faxe wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, Medizinische Diagnoseberichte und einiges mehr sind nicht selten solchen und ähnlichen Erfordernissen unterworfen.

In diesem Mix von Anforderungen hat sich nicht nur der Versand von Faxseiten als weiterhin notwendig herausgestellt, sondern auch der Empfang von Faxen. Ist doch der Empfang von Bestellungen umsatzrelevant. Und wichtige medizinische Patientendaten dürfen, aus Gründen des Datenschutzes, sowieso nicht via E-Mail versendet werden.

Gibt es für die genannten Probleme Lösungen?

Lassen Sie uns Schritt für Schritt die Aufgabenstellungen aus den skizzierten Veränderungen ansehen.

ISDN wird abgeschalten – und dann? Welche unterschiedlichen Szenarien warten auf Sie nach einer Umstellung von ISDN auf VoIP?

Die analoge Telefonanlage ist in der Regel durch eine VoIP-Anlage ersetzt. Das analoge Fax ist in einer VoIP-Welt nicht mehr wirklich zu gebrauchen. Multifunktionsgeräte mit analogen Faxkarten sind ebenfalls nicht mehr für Faxversand weiter zu verwenden. Kleine Faxserver, wie Tobit oder Ferrari, müssen ebenfalls ersetzt werden.

 

Wie funktioniert das Faxen ohne ISDN?

Betrachten wir den Faxversand, so gibt es eine äußerst einfache und kostengünstige Lösung. FaxCloud-Dienste sind unabhängig von ISDN. Diese Dienste werden schon immer über die großen Kommunikationstraßen der Republik via Internet, also IP, abgewickelt.

So ist der FaxCloud-Dienst Mail2Fax der Dienst, über den Sie ganz einfach Faxe versenden können. Mit Mail2Fax und Fax2Mail, ersetzen Sie ein analoges Faxgerät vollständig. Nach außen ändert sich für Ihre Kunden, Anfrager, Geschäftspartner hinsichtlich Faxverkehr gar nichts.

Es genügt Ihre gewohnte IT-Umgebung mit Ihrem E-Mail-Programm, welches Sie tagtäglich nutzen. Falls Sie wegen der Datensicherheit die klassische, unverschlüsselte E-Mail eigentlich nicht verwenden können, gibt es eine Lösung die standardmäßig im Mail2Fax-Dienst ohne Mehrkosten integriert ist: Bei Verbindungen mit einem erhöhten Datenschutz-Bedarf verwenden Sie einfach eine TLS-Verschlüsselung. Der Dienst Mail2Fax kann die TLS-Kommunikation und sendet dann Ihr Fax an die gewünschte Faxnummer.

Jeder Fax-Server kann auf diesem Weg abgelöst werden. Für Multifunktionsgeräte, die eine Mail-Funktion haben, lässt sich auf dem gleichen Weg die Faxfunktion ersetzen.

Outlook 365 hat keine Faxfunktion – was jetzt?

Aus Outlook 365 faxen, funktioniert ganz genau so, wie faxen ohne ISDN. Denn der E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder Outlook 365 versendet wird.

Mail2Fax kann mehr als nur einzelne Seiten faxen!

CloudFax ist äußerst flexibel, da Sie räumlich lediglich an ein internetfähiges Endgerät gebunden sind, also auch von Ihrem Handy aus Faxe versenden können. Es muss nur die Absenderadresse beibehalten werden, da Ihr persönlicher Mail2Fax-Dienst darüber erkannt wird.

Mit dem CloudFax-Dienst Mail2Fax können Sie an Ihre Faxverteiler senden. Das bedeutet, dass Sie einen unpersonalisierten Fax-Massenversand damit erledigen können. Und Sie sind dabei sehr flexibel, welche Inhalte per E-Mail versendet werden. Sie entscheiden, ob nur der Anhang oder nur der Body der Mail oder beides zusammen, versendet wird. Gerne können Sie bei unserem Mailing-Team die Benutzerbroschüre für Mail2Fax anfragen.

Wie funktioniert der Empfang von Faxseiten?

Die erste Frage unserer Kunden ist häufig: Kann ich meine Faxnummer behalten? Die kennen meine Kunden! Und oft sind die Faxnummern zu irgendeinem Provider portiert. Geht das dann immer noch?

Ja, Sie können Ihre bestehenden Faxnummern für den Empfang weiter verwenden. Unter einer Bedingung, die jedoch in den allerhäufigsten Fällen erfüllbar ist: Die Faxnummer, egal wo sie gehostet ist, muss einen eingehenden Anruf weiterleiten können.

Haben Sie das abgeklärt, steht einer einfachen Lösung für den Faxempfang nichts mehr im Wege.

Der CloudFax-Dienst Fax2Mail oder Fax2FTP beinhaltet, dass Sie eine Zielnummer erhalten, auf die Sie Ihre bestehende Faxnummer weiterleiten. Ist der Dienst eingerichtet, wird das Fax von Ihrer Nummer zu der des Fax2Mail-Dienstes weitergeleitet und das Fax als Anhang in einer Mail an Ihr elektronisches Postfach gesendet. Wollen Sie Ihre Faxe in einem FTP-Verzeichnis empfangen, ist das auch kein Problem.

Empfangen Sie nach einer Marketingaktion viele Faxe in kurzer Zeit, können Sie von hoher Faxempfangskapazität ausgehen. Es wird nie zu einem „belegt“ kommen. Sollte bei Ihnen der Datenschutz, wie schon beim Versand erläutert, eine wesentliche Rolle spielen, spielt dieser Dienst ebenfalls seine Stärke aus. Für den Übertragungsweg via E-Mail in Ihr Postfach wird standardmäßig TLS-Verbindung angeboten. Sie haben zudem die Möglichkeit, das Fax als verschlüsseltes PDF zu empfangen.

Auch beim Fax-Empfang gilt: Der E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder von Outlook 365 empfangen wird.

Und die Faxempfang-Funktion Ihres Fax-Servers ist mit dem Dienst Fax2Mail ebenfalls ersetzt.

Fax2Mail oder Fax2FTP kann mehr als nur Faxe empfangen

Der Faxempfang wird auf das von Ihnen gewünschte E-Mail-Postfach geleitet und ist damit ebenfalls räumlich absolut flexibel. So sind empfangene Faxe auch mobil, via Handy zu empfangen.

Sollen gedruckte Text-Inhalte oder Barcodes automatisch ausgelesen werden, so ist das problemlos möglich. Der Dienst Fax2Mail / Fax2FTP hängt eine zusätzliche Datei an, in der die Texte und Barcode-Inhalte abgelegt sind. Mit Copy und Paste haben Sie die Faxinhalte in einer Datei, die Sie weiterverarbeiten können.

Gerne können Sie hier die Benutzerbroschüre für den Cloud-Faxempfang bei unserem Mailing-Team anfragen.

Unsere Kunden sind mit unseren Leistungen sehr zufrieden

„Wir arbeiten seit vielen Jahren sehr erfolgreich mit dskom im Bereich E-Mail-Marketing zusammen. Unsere Ideen wurden immer sehr konstruktiv besprochen und prima umgesetzt. Wir konnten den neuen responsiven Newsletter termingerecht aufbauen und nutzen. Das Feedback unserer Kunden war durchweg positiv. Vielen Dank.“

Karin Biel
ASLAN, Schwarz GmbH & Co KG

„Wir kamen zu einem Facebook-Marketing-Workshop und gingen als Freunde. Aus einem Facebook-Workshop wurde ein Online-Marketing-Workshop mit hervorragenden SEO-Tipps, die verständlich, interessant, witzig und vor allen Dingen zielführend waren. Seither kommen wir regelmäßig zu Beratungstagen – individuell zugeschnitten auf unser Unternehmen. Auch unsere Mitarbeiter lassen wir von Sven Deutschländer schulen.“

Daniela Pöpel & Oliver von Petersdorff
lebensart – kreatives Wohnen aus Berlin

„Die langjährige Zusammenarbeit mit Herrn Deutschländer macht sich beim Erfolg unserer Website deutlich bemerkbar. Durch seine sukzessive Suchmaschinen-Optimierung unserer Websites und die regelmäßige Betreuung unserer AdWords-, Bing- und Facebook-Werbung sind wir zwischenzeitlich auf unterschiedlichsten Plattformen als Messebauer sehr gut sichtbar. Durch die professionelle Herangehensweise des SEO Profi Berlin Teams wurde unsere Website zu einem erfolgreichen Marketing-Instrument.“

Till O. Scheurle
Geschäftsführer E.Scheurle Messebau GmbH Stuttgart

„Als Anfänger bei Google Ads begann die Zusammenarbeit mit Herrn Deutschländer. Sehr wohl haben wir uns gefühlt. Bei zwei gebuchten Workshops (Google Ads Basis + Google Ads Profi) wurden uns erst die Grundbegriffe für eine erfolgreiche Werbung mit Google Ads erklärt und später dann vertieft.

Die Zeit- und Kostenersparnis, die wir dadurch erreicht haben, übersteigt deutlich unsere Erwartungen, mit denen wir die Workshops gebucht hatten. Dies veranlasste uns, einen weiteren Workshop zum Thema Suchmaschinenoptimierung zu buchen und den Übergang von Standard Analytics zu Universal Analytics in die Hände des SEO Profi Teams zu geben.“

Irene Biederbeck
Kanzleimanagerin Laux Rechtsanwälte Berlin

„Ich durfte Sven Deutschländer im Februar 2014 kennenlernen und habe als erstes am SEO Basis-Seminar teilgenommen. Auch wenn ich in dem Bereich „SEO“ schon seit mehreren Jahren unterwegs bin, habe ich von A bis Z, alle Grundtechniken und Grundlagen der Suchmaschinenoptimierung nochmals beigebracht bekommen. Danach habe ich alle angebotenen Seminare gebucht und besucht. Insbesondere nach dem Google Ads Seminar habe ich eigenständig meine ersten Ads-Kampagnen erfolgreich erstellt und die ersten Verkäufe generieren können.

Darüber hinaus lasse ich mich mindestens einmal im Monat von Sven Deutschländer coachen, was immer projektbezogen ist. Seitdem ich die Weiterbildung bei Sven Deutschländer in Anspruch nehme, hat sich mein Marktwert enorm verbessert und erhöht. Vom SEO-Manager zum Senior SEO/SEM Manager und zum Online-Marketing-Leiter. Ich kann die Weiterbildung, das Coaching und die Seminare jedem nur empfehlen.“

Ilango Chokalingam
Online-Marketing-Experte in Berlin

„Unser erstes Treffen mit Sven Deutschländer war in einem Gruppsenseminar und wir waren begeistert – so viele neue wertvolle Informationen an einem Tag, verständlich erklärt und in leicht „verdaubaren“ Portionen serviert. Damit stand auch schon fest, dass wir noch einmal einen Einzel-Workshop rund ums Online-Marketing machen würden und auch dieser Workshop-Tag war sehr wertvoll für uns – eine komplette Analyse unserer Website, viele konkrete Tipps, wie wir unsere Sichtbarkeit im Internet verbessern können. Vielen Dank! Wir kommen auf jeden Fall wieder – eine regelmäßige Auffrischung scheint uns hier angebracht!“

Chris & Wolfgang de Filippo
feinjemacht – Feinkost aus Berliner & Brandenburger Manufakturen

„Sven Deutschländer ist wirklich ein kompetenter SEO- und Google-Ads-Profi, dazu unglaublich freundlich, hilfsbereit und zuverlässig. Darüber hinaus kann er sich sehr gut auf das Wissenslevel seiner Kundinnen und Kunden einstellen und daran anknüpfen. Vielen herzlichen Dank für die gute und erfolgreiche Zusammenarbeit. Ich werde Herrn Deutschländer und sein Team auch in meinem Kundenkreis sehr gerne als AdWords- und SEO-Profi weiter empfehlen.“

Esther Kimmel
kimmelcoaching – Coaching in Berlin

„Ich wollte einmal sagen, wie glücklich und zufrieden ich mit der Zusammenarbeit bin. Ich erlebe bei dieser Agentur einen himmelweiten Unterschied in der Qualität und im Kontakt, im Vergleich zu meinen beiden vorherigen SEO-Dienstleistern!“

Eva Hönnecke
Businesscoach in Berlin
google-rating
5.0

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Ab dem Zeitpunkt Ihrer Zusage können wir unseren Mail2Fax-Dienst innerhalb von 48 Stunden (Mo-Fr) zur Verfügung stellen.

All unsere CloudFax-Dienstleistungen wickeln wir ausschließlich nur über deutsche Serverstandorte ab. Der Datenschutz nach EU-DSGVO ist uns sehr wichtig!

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