So faxen Sie mit Microsoft Outlook 365 – Fax-Empfang und Faxversand ganz einfach einzurichten

Genau in diesen Branchen wird händeringend nach einer Möglichkeit gesucht, auch weiterhin Faxe versenden und/oder empfangen zu können.

Seit der Abschaltung von ISDN und der Einführung von VoIP ist es in vielen Organisationen vermehrt zu Funktionsproblemen beim Faxverkehr gekommen. Auch der Switch zu Office 365 bereitete vergleichbare Sorgen – die lange Jahre in Microsoft Office verfügbare Fax-Funktion ist in Microsoft Office 365 nicht vorhanden.

Man könnte fragen, warum ist denn die Fax-Funktionalität überhaupt noch notwendig? Heutzutage läuft doch alles über E-Mail!

Die Antwort ist schnell gefunden: In vielen Branchen ist das Fax immer noch DAS Kommunikationsmedium. Ein Beispiel: die Pharma-Industrie – Apotheken und Ärzte sowie Pflegeeinrichtungen bevorzugen das Fax als schnell handlebaren Kommunikationsweg.

Ein weiterer Grund – jenseits von Marketing-Aktionen, ist der Austausch verfahrensrechtlich verbindlicher Dokumente. Transaktions-Faxe wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, medizinische Diagnoseberichte und ähnliches mehr sind nicht selten solchen und ähnlichen Erfordernissen unterworfen.

In diesem Mix von Anforderungen hat sich nicht nur der Versand von Faxseiten als weiterhin notwendig herausgestellt, sondern auch der Empfang von Faxen. Ist doch der Empfang von Bestellungen umsatzrelevant. Und wichtige medizinische Patientendaten dürfen, aus Gründen des Datenschutzes, nicht über Standard-Mails versendet werden.

Für alle Unternehmen, die weiterhin auf Faxversand und Faxempfang setzen, gibt es eine äußerst einfache und kostengünstige Lösung: FaxCloud-Dienste. Diese Services werden schon immer über die großen Kommunikationstraßen der Republik via Internet, also IP, abgewickelt.

So ist der FaxCloud-Dienst Mail2Fax der Dienst, über den Sie ganz einfach Faxe versenden können. In Kombination mit der Gegenrichtung Fax2Mail ersetzen Sie so alte Faxlösungen und integrieren Fax-Dienste in moderne Systeme wie DATEV oder Microsoft Office 365.

Nach außen ändert sich dabei für Ihre Kunden, Anfrager und Geschäftspartner gar nichts – nur inhouse verschieben sich Prozesse.

Für den Start mit CloudFax-Services genügt Ihre gewohnte IT-Umgebung mit dem E-Mail-Programm, das Sie täglich nutzen. Falls Sie wegen der Datensicherheit die klassische, unverschlüsselte E-Mail eigentlich nicht verwenden können, gibt es auch eine Lösung – ohne Mehrkosten: Bei Verbindungen mit einem erhöhten Datenschutz-Bedarf verwenden Sie eine TLS-Verschlüsselung. Der Dienst Mail2Fax kann TLS-Kommunikation und sendet Ihre Faxe verschlüsselt an die gewünschte Faxnummer.

Jeder Fax-Server kann auf diesem Weg abgelöst werden. Für Multi-Funktionsgeräte, die eine Mail-Funktion haben, lässt sich auf dem gleichen Weg die Faxfunktion ersetzen.

Aus Outlook 365 faxen, ist ein „Kinderspiel“. Denn einer E-Mail ist es gleichgültig, ob sie von Outlook klassisch oder aus Outlook 365 versendet wird.

Und dabei kann Mail2Fax mehr, als nur einzelne Seiten per Fax zu versenden!

CloudFax ist äußerst flexibel, da Sie räumlich lediglich an ein internetfähiges Endgerät gebunden sind, also auch von Ihrem Handy aus Faxe versenden können. Es muss nur die Absenderadresse beibehalten werden, da Ihr persönlicher Mail2Fax-Dienst darüber erkannt wird.

Mit dem CloudFax-Dienst Mail2Fax können Sie an Ihre Faxverteiler senden. Das bedeutet, dass Sie einen unpersonalisierten Fax-Massenversand damit erledigen können. Und Sie sind dabei sehr flexibel, welche Inhalte per E-Mail versendet werden. Sie entscheiden, ob nur der Anhang oder nur der Body der Mail oder beides zusammen, versendet wird.

Gerne können Sie bei unserem Mailing-Team die Benutzerbroschüre für Mail2Fax anfragen. Auch ein Beratungsgespräch ist fix verabredet!

Viele Unternehmen treibt beim Wechsel auf CloudFax um, ob sie ihre aktuelle Faxnummer behalten können – denn diese Nummer kennen deren Kunden!

Ja, Sie können Ihre bestehenden Faxnummern für den Empfang weiter verwenden. Unter einer Bedingung, die jedoch in den allerhäufigsten Fällen erfüllbar ist: Die Faxnummer, egal wo sie gehostet ist, muss einen eingehenden Anruf weiterleiten können.

Haben Sie das abgeklärt, steht einer einfachen Lösung für den Faxempfang nichts mehr im Wege.

Die CloudFax-Dienste Fax2Mail oder Fax2FTP beinhalten, dass Sie eine Zielnummer erhalten, auf die Sie Ihre bestehende Faxnummer weiterleiten. Ist der Dienst eingerichtet, wird das Fax von Ihrer Nummer zu der des Fax2Mail-Dienstes weitergeleitet und das Fax als Anhang in einer E-Mail an Ihr elektronisches Postfach gesendet.

Wollen Sie Ihre Faxe in einem FTP-Verzeichnis empfangen, ist das auch kein Problem – fragen Sie unsere Expertinnen und Experten.

Empfangen Sie nach einer Marketingaktion viele Faxe in kurzer Zeit, können Sie von hoher Faxempfangskapazität ausgehen. Es wird nie zu einem „belegt“ kommen. Sollte bei Ihnen der Datenschutz, wie schon beim Versand erläutert, eine wesentliche Rolle spielen, spielt dieser Dienst ebenfalls seine Stärke aus. Für den Übertragungsweg via E-Mail in Ihr Postfach wird standardmäßig TLS-Verbindung angeboten. Sie haben zudem die Möglichkeit, das Fax als verschlüsseltes PDF zu empfangen.

Fax2Mail und Fax2FTP können mehr als nur Faxe empfangen

Sollen gedruckte Text-Inhalte oder Barcodes während des Faxempfangs automatisch ausgelesen werden, so ist das problemlos möglich.

Die Dienste Fax2Mail und Fax2FTP hängen eine zusätzliche Datei an, in der die Texte und die Barcode-Inhalte abgelegt sind. Mit Copy und Paste haben Sie die Faxinhalte in einer Datei, die Sie weiterverarbeiten können.

Gerne informiert Sie unser Experten-Team über diese Möglichkeiten des Faxempfangs via Fax2Mail und Fax2FTP.