Ratschläge für Ihren Faxmailing-Versand – Tipps zu Aufbau und Layout von Fax-Mailing-Profis

Sehr häufig werden die Faxvorlagen für Ihren Massen-Fax-Versand in der Grafikabteilung oder in einer Agentur erstellt. Verständlich ist, dass Grafiker in ausdrucksstarken Farben und Designs denken. Die Masse der Werbemittel wird für den Versand von E-Mails oder für die Printwerbung erstellt, seltener als Vorlage für den Faxversand. Wird eine Faxvorlage erstellt, wird in der Regel erst vorhandenes Material gesichtet. Frei nach dem Motto: „Da haben wir doch schon etwas, das sich für den Faxversand nutzen lässt.“

Für den Desktop-Faxversand aus Ihrem E-Mail-Client oder aus Ihrer Microsoft-Office-Anwendung, wie zum Beispiel Microsoft Word, ist es ebenfalls hilfreich, die Qualität der versendeten Faxvorlage zu beachten. Dies gilt auch bei automatisiert versendeten Transaktions-Faxen aus Ihren Applikationen. Der Empfänger soll ja den kompletten Inhalt gut lesen und wahrnehmen können.

Fax-Versand ist eine Technologie, die nicht farbig daher kommt, sondern in schwarz-weiß „denkt“. Die Fax-Technologie ist in ihrer Auflösung begrenzt. Bei einer Fax-Auflösung von 200×200 dpi spricht man von Feinauflösung. Höher auflösende Faxgeräte (sogenannte „Farbfaxe“) haben sich in der Praxis nie durchgesetzt.

Diese beiden Gegebenheiten – die Schwarz-weiß-Übertragung und die verhältnismäßig niedrige Fax-Auflösung – sind in Grafik-Abteilungen oft nicht bekannt. Die folgenden Tipps helfen dabei, schon beim Entwurf einer Vorlage für den Faxversand, eine „gute Faxqualität“ sicherzustellen.

Die Gestaltung Ihres Faxmailings soll die Lesbarkeit unterstützen. Je klarer und strukturierter Sie gestalten, umso leichter werden Bilder und Texte erfasst.

Überfrachten Sie die Fax-Seite nicht. Schaffen Sie stattdessen bewusst Freiräume und Ankerpunkte für das Auge. So können Sie den Leser führen. Und wichtig: Fordern Sie den Leser sehr zügig zur Handlung auf.

Die gewünschte Handlung zu befördern, ist die Aufgabe bei der Gestaltung der Fax-Vorlagen für den Faxversand. Es geht also in erster Linie nicht um Schönheit, sondern es geht darum, die Zeit, die die Lesenden investieren, optimal zu nutzen.

Das Ziel Ihrer Faxbotschaft ist, dass sie gelesen wird. Ihre Texte sollen verkaufen. Da helfen nur die altbewährten Texter-Regeln.

Nur Text-Inhalte, die Ihre Zielgruppe interessieren, schaffen es, dass sie gelesen werden.

Fassen Sie sich deshalb kurz. Viele via Faxversand empfangene Fax-Vorlagen wandern sofort in den Papierkorb, weil sie zu langatmig geschrieben sind. Es gilt: Kurz und knackig schreiben, Wichtiges zuerst!

Achten Sie besonders darauf, dass Sie dem Leser nur das für ihn relevante anbieten. Und versäumen Sie es nicht, die Lesenden an die Hand zu nehmen. Sagen Sie ihnen, was als Nächstes von Ihnen erwartet wird: „Jetzt bestellen!“ oder „Gleich anrufen!“.

Fazit: Treffen Sie Ihre Aussagen kurz und prägnant. Verzichten Sie auf lange Textblöcke und Schachtelsätze. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste und bieten Sie für detaillierte Infos eine Website, die Zusendung von Infomaterial per Post oder E-Mail an.

Überschriften lassen auf einen Blick erkennen, um was es bei Ihrem Fax-Mailing geht. Eine gute Haupt-Überschrift und geschickt eingesetzte Zwischenüberschriften sorgen für ein hohes Maß an Aufmerksamkeit beim Empfänger.

Verwenden Sie in Ihrem Faxmailing für wichtige Textpassagen Fettschrift, Kursivschrift oder die Unterstreichung als hervorhebende Elemente. Wichtige Aussagen, eine Anzahl von Vorteilen oder Produktmerkmalen sollten Sie in einer Aufzählung unterbringen. All diese Text-Highlights erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers!

Wenn Sie eine Rückantwort oder gar eine Bestellung vom Kunden erwarten, dann sollten Sie es auf keinen Fall versäumen, Ihre Rufnummer, die E-Mail- und Web-Adresse auf dem Fax gut erkennbar anzugeben.

Machen Sie das auch, wenn Sie der Meinung sind, Ihr Kunde hat die Rufnummer oder E-Mail-Adresse sowieso schon irgendwo abgespeichert. Die meisten Kunden entscheiden sich nämlich für den Kauf in dem Moment, in dem sie das Fax in Händen halten. Da ist es sehr hinderlich, wenn Ihr Kunde erst nach Ihren Kontaktdaten suchen muss. Nutzen Sie also den Moment, solange der Kunde motiviert ist, bei Ihnen zu bestellen.

Liegen Ihnen die Namen und das Geschlecht Ihrer Kundinnen und Kunden vor? Dann nutzen Sie dies und sprechen Sie Ihre Kundschaft persönlich an.

Die persönliche Anrede verringert die Distanz zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und baut Vertrauen auf. Auch eine Kundennummer lässt den Kunden sofort erkennen: Hier habe ich schon einmal eingekauft oder Dienstleitungen in Anspruch genommen.

So schaffen Sie schnell ein Grundvertrauen!

Auch ein persönlicher Teilnahme- oder Rabatt-Code sowie ganz bestimmte Textabschnitte lassen sich ganz einfach personalisieren. Beachten Sie dabei aber bitte, dass ein zu personalisierendes Dokument als Worddatei vorliegen muss. Ein unpersonalisiertes Fax oder weitere unpersonalisierte Seiten können als PDF für den Versand zur Verfügung gestellt werden. Word- und PDF-Seiten lassen sich vor dem Versand problemlos zu einem Mailing zusammenführen.

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, in jedes Mailing, das Sie versenden, ein Impressum einzufügen. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor unnötigen Abmahnungen und erfüllen Sie die nötigen Mindestanforderungen: Firmenname, persönlicher Ansprechpartner, Adresse, ein Kontaktweg (Telefon, Fax oder E-Mail).

Mit einem sogenannten A/B-Test können Sie herausfinden, welches Layout – also die Anordnung der Überschrift, des Textinhaltes, der Preise, eines ganz bestimmten Angebots – besser bei Ihren Kunden ankommt und so Ihren Umsatz steigert. Beantworten Sie sich die Frage: Welches Fax-Layout erzielt mehr Rückläufer?

So gehen Sie vor: Wir empfehlen, mit zwei unterschiedlichen Layouts anzufangen. Setzen Sie in jedes Layout einen Code oder ein anderes Identifizierungsmerkmal ein, um später die beiden Empfängergruppen bei der Bestellung per Telefon, Fax oder E-Mail auseinanderhalten zu können.

Fragen Sie bei der Bestellung unbedingt dieses Merkmal ab. Nach ca. einer Woche werten Sie gemeinsam mit uns aus, welches Layout Ihnen mehr Rückläufer und damit mehr Umsatz beschert hat. Schon wissen Sie, wie Sie künftigen Faxe gestalten sollten.

Übrigens: Das können Sie wiederholen, zum Beispiel mit zwei weiteren Layouts. Wichtig ist, dass jedes Layout an die gleiche Menge Empfänger verschickt wird. Und – neben Layouts lassen sich so auch Rabatte, Prämien und Give-Aways geschickt testen.

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Was ist ein Fax wert, wenn es nicht leserlich beim Empfänger ankommt? Nichts!

Geschwungene oder dünne Schriften sowie Schattierungen oder gedämpfte Farben sehen bei der Erstellung der Vorlage sehr schön aus. Auch in Ihren E-Mails, Websites oder im Gedruckten sind da sicherlich Hingucker dabei.

Aber bei Faxen ist die Auflösung niedrig und Ihre Botschaft muss schnell erfassbar sein. Nachfolgend erfahren Sie unsere Tipps, worauf Sie bei der Gestaltung achten sollten.

Von reinem Schwarz abweichende Farben mit einem Weißabstand zwischen den schwarzen Punkten stellen stets ein Problem dar. Stellen Sie sich das bei den feinen Strichen des Buchstabens „T“ vor – eine Pünktchen-Linie ist das Ergebnis.

Handschriftarten und kursiv gestellte Texte werden dabei mit schwarzen und weißen Punkten erstellt. Also keine durchgezogene Linie mehr. Damit ergeben sich ungewünschte verpixelte Texte, die nicht mehr klar gelesen werden können.

Das größte Problem beim Faxversand ist aber die Nutzung jeder Farbe jenseits von „Schlagschwarz“. Selbst, wenn es für das Auge vermeintlich ein Schwarz ist, ergibt ein „Schwarz“ jenseits von „Schlagschwarz“ im Versand ein schlechtes Schriftbild. Das gilt bei Marketing-Faxen und Transaktions-Faxen (Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen) gleichermaßen.

Fazit: Verwenden Sie serifenlose, klare und schnörkelfreie Schriften – beispielsweise Arial, Tahoma oder Verdana. Nutzen Sie reines Schwarz als Schriftfarbe und Schriftgrößen mit mindestens 10 Pt, für Überschriften 12-14 Pt oder größer.

Jeder Hintergrund einer Faxvorlage, farbig oder in einem Grauton, wird beim Faxversand „gepixelt“. Die Gegenstelle kennt nur den schwarzen Punkt. Sitzt ein schwarzer Punkt am anderen, ergibt das vollflächiges Schwarz. Grautöne entstehen durch mehr oder weniger große, weiße Freiräume zwischen den schwarzen Punkten. Und das ist schlecht für die Empfangsqualität.

Das Ergebnis ist nämlich eine mehr oder weniger stark „verpixelte“ Darstellung der schwarzen Fläche. Obendrein wird die Übertragungszeit beim Faxversand stark erhöht. Werden nun die Faxe, die Sie an Ihre Empfänger gesendet haben, anschließend z.B. via Fax2Mail zurückgesendet (Bestellungen oder Bestätigungen) und eventuell automatisch ausgelesen, wiegt die schlechte Lesbarkeit besonders schwer.

Fazit: Schreiben Sie Ihre Texte nur in klarem Schwarz auf weißem Blatt. Verwenden Sie keine andere Schriftfarbe, schreiben Sie nie weiß auf schwarz (invertiert). Verzichten Sie unbedingt auf Hintergrundfarben, Wasserzeichen, Tabellen- und Schriftschatten.

Egal ob Grafik oder Bilder – je kleinteiliger die Bild-Information, umso länger dauert es, die Fax-Botschaft visuell zu erfassen.

Kommen bei einer Faxvorlage Farben oder viele Graustufen hinzu, wird es noch schwieriger. Die Grafiken werden durch die Umsetzung in schwarz-weiß stark „pixelig“. Sind sie dann auch noch kleinformatig und es werden zu viele in die Gestaltung eingebunden, wird der Leser sich nicht die Mühe machen, diese via Fax empfangene Seite zu „entschlüsseln“.

Die Gefahr ist groß, dass ein solches Faxmailing im Papierkorb landet. Das führt zu doppeltem Schaden: Der Empfänger nimmt die Werbung nicht auf und hohe Übertragungszeiten beim Faxversand belasten Ihren Geldbeutel.

Fazit: Setzen Sie Grafiken nur sehr minimal ein. Ihr Firmenlogo oder ein großes, leicht erfassbares Werbe-Element sind also okay. Setzen Sie diese Grafiken aber in schwarz-weiß um – mit maximal 300 dpi Auflösung.

Verwenden Sie am besten gar keine Fotos in Ihrer Faxvorlage. Fotografien bestehen fast nur aus Graustufen und werden via Fax nur in einer sehr schlechten Qualität übertragen.

Dies wirkt bei den Empfängern Ihres Faxmailings unprofessionell. Außerdem kostet die Fotoversendung viel Übertragungszeit und erhöht die Versandkosten ohne Not.

Fazit: Nutzen Sie statt Fotos und Bildern lieber Schwarz-weiß-Grafiken. Diese werden auf der niedrigen Auflösung des Faxversands deutlich besser ankommen.

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Für unpersonalisierte Faxe empfehlen wir als Faxvorlage WORD oder PDF zu verwenden.

Bei personalisierten Faxen benötigen wir eine WORD-Vorlage. PDF ist – mit eingeschränkten Möglichkeiten – auch verwendbar.

Die Empfänger-Liste senden Sie als Exceldatei (xls, xlsx, csv) oder Textdatei (txt) zu. Nutzen Sie für personenbezogene Daten stets einen sicheren Übertragungsweg (FTP oder HTTPS). Eine E-Mail kommt als Übertragungsmethode nicht in Frage – sie ist kein sicherer Übertragungsweg.

Achten Sie bitte darauf, dass die Faxnummern in einer Spalte Ihrer Excelliste stehen – bestes Format: 03049907085 – ohne internationale Vorwahl bei deutschen Empfängern. Sonderzeichen wie – oder / oder ( und ) müssen aber nicht aufwändig entfernt werden.

Markieren Sie die Stellen (Marker, Textfarbe, Platzhalter etc.), an denen Ihre Wunsch-Personalisierung eingefügt werden soll. Wir empfehlen die gleichen Bezeichnungen zu benutzen wie in der Empfängerliste, die Sie für den Versand einreichen.

Bitte prüfen Sie, ob die Empfängerliste keine unnötigen Formeln enthält oder Datensätze ausgeblendet bzw. gefiltert sind. Versandsysteme klappen automatisch ausgeblendete Zeilen und Spalten wieder ein.

Auch die (versehentliche) Übernahme von Formatierungen aus anderen Quellen wie SAP, CMS oder CMR kann für Probleme sorgen. Sofern Sie diese Listen aus Ihren internen Quellen ziehen, kopieren Sie sich den Inhalt und fügen diesen unformatiert in eine neue Excelliste ein. Zellen sollten stets nur einen Wert beinhalten (z.B. nur eine E-Mail-Adresse pro Spalte und Zelle).

Auch sollten Formeln in den Listen entfernt werden. Kopieren Sie dazu die gesamte Liste und fügen Sie den Inhalt am besten in eine neue leere Liste als Text wieder ein (rechte Maustaste und „123“ auswählen).

Beinhaltet Ihre Liste auch ausländische Faxnummern, so müssen unbedingt die passenden Landesvorwahlen mit eingebunden sein.

Diese Nummern beginnen mit „+“ oder mit „00“. Entfernen Sie zudem die Null der Ortsvorwahl – je nach Land kann die erste Ziffer der Ortsvorwahl auch eine andere sein. Wir empfehlen die folgenden Schreibweisen:

+49 30 49907085 oder
0049 30 49907085.

Die CSID ist die internationale Nummer, die beim Empfänger während des Empfangs als Absender angezeigt wird. Die Übertragung dieser Nummer ist gesetzlich festgelegt (§ 15 TDDDG) und wird von der Bundesnetzagentur (BNetzA) überwacht.

Sie teilen Ihrem Versender bei der Auftragserteilung die als CSID zu verwendende Faxnummer mit. Diese Faxnummer stellt der Versender während des Versands in seine Faxserver ein. So steht dem rechtskonformen Faxversand nichts im Wege. Sofern Sie selber versenden, achten Sie bitte darauf, eine gültige Absenderkennung zu hinterlegen.

Absenderkennungen dürfen nur vollwertige Rufnummern vom Ort Ihres Firmensitzes sein. Ein Beispiel: Die dskom GmbH hat Ihren Sitz in Berlin. Also müssen wir eine Faxnummern hinterlegen, die mit 030 für Berlin beginnt.

Servicerufnummern, Mobilfunknummern oder virtuelle Rufnummern sind hier nicht erlaubt. Haben Sie mehrere Filialen, so können Sie die Faxnummer Ihrer Zentrale im gleichen Land oder Ihrer Filiale nutzen. Wir empfehlen stets die Ortsnummer zu verwenden, die mit Ihrem Impressum identisch ist.

Schreiben Sie die Absendernummer mit Landesvorwahl ohne Leer- oder Sonderzeichen, zum Beispiel: +493049907085 oder 00493049907085.

Die Kopfzeile ist die Zeile am oberen Rand der Faxseite. Datum, Uhrzeit der Versendung und die Seitenanzahl sind Pflichteinträge in dieser Zeile. Diese werden beim Versand automatisch eingetragen.

Der Rest dieser Zeile kann beliebigen Inhalts sein, also zum Beispiel einige Firmendaten enthalten. Das kann der Firmenname, Ihre Telefon- oder Faxnummer, aber auch ein Slogan sein. Damit identifizieren sich sich gegenüber Ihrem Empfänger.

Eine Kopfzeile kann demnach so aussehen:

An dieser Stelle bieten wir Ihnen eine kompakte Checkliste für die Vorbereitung eines Faxversands an. Darin fassen wir nicht nur all diese Tipps für eine perfekte Faxvorlage zusammen, sondern geben Ihnen auch Tipps für die Zusammenstellung der Empfängerliste und den optimalen Versand.

• Was ist im Versand-Preis einer Faxseite enthalten?
• Massen-Faxe versenden – besser Normal- oder Feinauflösung?

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Unsere Fax-Dienste stehen Ihnen auch für Desktop-Anwendungen wie Fax2Mail und Mail2Fax sowie Applikations-Faxe für Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und Kündigungen zur Verfügung.

Alle Fax-Dienste lassen sich nahtlos in Ihre IT-Welt einbinden.

Sie versenden Faxe über Ihren E-Mail-Client oder direkt aus einer Office-Anwendung wie WORD, EXCEL oder PowerPoint. Große Verteiler und gemischte Listen mit Fax- und E-Mail-Adressen stellen dabei kein Problem dar. Selbst in Ihre automatisierten Unternehmensprozesse lassen sich Fax-Dienste sehr einfach integrieren.

Sie brauchen Unterstützung beim Thema Faxversand? Dann sprechen Sie uns an! Unser Team freut sich auf das Gespräch mit Ihnen. Wählen Sie einfach 030 / 4990 7084.

Der dskom Marketing-Blog liefert Ihnen zahlreiche nutzbringende Ratgeber- und Info-Fachartikel. Diese drei dürften für Sie besonders interessant sein:

• Gute Anlässe für Newsletter-Versendungen
• Darf man Kunden einfach so anschreiben?
• Der Unterschied zwischen Marketing, Werbung und PR

Wir sind eine Direktmarketing-Agentur mit Erfahrung im Faxversand seit 2002. Unsere Fax-Services sind seit über 20 Jahren bei vielen mittelständischen und kleinen Unternehmen im Einsatz. Fragen Sie unser Mailing-Team und unseren Direktmarketing-Geschäftsführer Harry Schäfer. Gerne geben sie Auskunft.

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