Ratschläge für Ihren Faxmailing-Versand – Tipps zu Aufbau und Layout von den Fax-Mailing-Profis

Sehr häufig werden die Faxvorlagen für Ihren Massen-Fax-Versand in der Grafikabteilung oder in einer Agentur erstellt. Verständlich ist, dass Grafiker in ausdrucksstarken Farben und Designs denken. Die Masse der Werbemittel wird für den Versand von E-Mails oder für die Printwerbung erstellt, seltener als Vorlage für den Marketing-Faxversand. Wird eine Faxvorlage erstellt, wird in der Regel erst vorhandenes Material gesichtet. Frei nach dem Motto, „da haben wir doch etwas zum verfaxen“.

Für den Desktop-Faxversand aus Ihrem E-Mail-Client oder aus Ihrer Microsoft-Office-Anwendung, wie zum Beispiel Microsoft Word, ist es ebenfalls hilfreich, die Qualität der versendeten Faxvorlage zu beachten. Dies gilt auch bei automatisiert versendeten Transaktions-Faxen aus Ihrer Applikation. Der Empfänger soll ja den kompletten Inhalt der wichtigen Unternehmenskommunikation gut lesen und wahrnehmen können.

Fax-Versand ist eine Technologie, die nicht farbig daher kommt, sondern in schwarz-weiß „denkt“. Die Fax-Technologie ist in ihrer Auflösung begrenzt. Bei einer Fax-Auflösung von 200×200 dpi spricht man von Feinauflösung. Höher auflösende Faxgeräte (sogenannte „Farbfaxe“) haben sich in der Praxis nie durchgesetzt. Diese beiden Gegebenheiten, Schwarz-Weiß-Übertragung und maximale Fax-Auflösung, sind in den Grafik-Abteilungen nicht immer bekannt. Folgende Tipps helfen, schon beim Entwurf einer Vorlage für den Faxversand, die „gute Faxqualität einzubauen“.

Die Gestaltung Ihres Faxmailings soll die Lesbarkeit unterstützen. Je klarer und strukturierter Sie gestalten, umso leichter werden Bilder und Texte erfasst. Überfrachten Sie die Fax-Seite nicht. Schaffen Sie Freiräume und Ankerpunkte für das Auge. So können Sie den Leser führen.Fordern Sie den Leser sehr zügig zur Handlung auf. Die gewünschte Handlung zu fördern, ist die Aufgabe bei der Gestaltung der Fax-Vorlagen für den Faxversand. Es geht nicht um Schönheit in erster Linie, sondern es geht darum, die Zeit, die die Lesenden investieren, optimal zu nutzen.

Sinn Ihrer Faxbotschaft ist, dass sie gelesen wird. Ihre Texte sollen verkaufen. Da helfen nur die altbewährten Texter-Regeln. Nur Text-Inhalte, die Ihre Zielgruppe interessieren, schaffen es, dass sie gelesen werden. Fassen Sie sich deshalb kurz. Viele via Faxversand empfangene Fax-Vorlagen wandern in den Papierkorb, weil zu langatmig geschrieben wird. Kurz und knackig, Wichtiges zuerst! Achten Sie besonders darauf, dass Sie dem Leser nur das für ihn relevante anbieten. Und: Versäumen Sie es nicht, die Lesenden an die Hand zu nehmen. Sagen Sie ihnen, was als Nächstes von Ihnen erwartet wird („Jetzt bestellen!“ oder „Gleich anrufen!“ zum Beispiel).

Fazit: Treffen Sie Ihre Aussagen kurz und prägnant. Verzichten Sie auf lange Textblöcke und Schachtelsätze. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste und bieten Sie für detaillierte Informationen eine Internetadresse oder die Zusendung von Infomaterial per Post oder E-Mail an.

Überschriften lassen auf einen Blick erkennen, um was es bei Ihrem Fax-Mailing geht. Eine gute Haupt-Überschrift und geschickt eingesetzte Zwischenüberschriften sorgen für ein hohes Maß an Aufmerksamkeit beim Empfänger.

Verwenden Sie in Ihrem Faxmailing für wichtige Textpassagen Fettschrift, Kursivschrift oder die Unterstreichung als hervorhebende Elemente. Wichtige Aussagen, eine Anzahl von Vorteilen oder Produktmerkmalen sollten Sie in einer Aufzählung unterbringen. All diese Text-Highlights erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers!

Wenn Sie eine Rückantwort oder gar eine Bestellung vom Kunden erwarten, dann sollten Sie es auf keinen Fall versäumen, Ihre Faxnummer, Rufnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse auf dem Fax gut erkennbar anzugeben. Machen Sie das auch, wenn Sie der Meinung sind, Ihr Kunde hat die Rufnummer oder E-Mail-Adresse sowieso schon irgendwo abgespeichert. Die meisten Kunden entscheiden sich nämlich für den Kauf in dem Moment, in dem sie das Fax in Händen halten. Da ist es sehr hinderlich, wenn Ihr Kunde erst nach Ihren Kontaktdaten suchen muss. Nutzen Sie also den Moment, solange der Kunde motiviert ist, bei Ihnen zu bestellen.

Liegen Ihnen die Namen und das Geschlecht Ihrer Kunden vor? Dann nutzen Sie dies und sprechen Sie Ihre Kunden persönlich an. Das verringert die Distanz zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und baut Vertrauen auf. Auch eine Kundennummer lässt den Kunden sofort erkennen: Hier habe ich schon einmal eingekauft oder Dienstleitungen in Anspruch genommen – ein Grundvertrauen ist vorhanden! Auch ein persönlicher Teilnahme- oder Rabatt-Code, ganz bestimmte Textabschnitte uvm. lassen sich ganz einfach personalisieren. Beachten Sie bitte, dass wir die zu personalisierende Seite als Word-Dokument benötigen. Alle anderen Seiten, sofern weitere hinzukommen, können auch als PDF zugesandt werden. Wir fügen die Seiten für Sie zusammen.

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Impressum anzugeben. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Abmahnungen und erfüllen Sie die Mindestanforderungen: Firmenname, persönlicher Ansprechpartner, Adresse, ein Kontaktweg (Telefon, Fax oder E-Mail).

Mit einem sogenannten AB-Test können Sie herausfinden, welches Layout – also die Anordnung der Überschrift, des Textinhaltes, der Preise, eines ganz bestimmten Angebots usw. – besser bei Ihren Kunden ankommt und so Ihren Umsatz steigert. Beantworten Sie sich die Frage: Welches Fax-Layout erzielt mehr Rückläufer?

So gehen Sie vor:
Wir empfehlen, mit zwei unterschiedlichen Layouts anzufangen. Setzen Sie in jedes Layout einen Code oder ein anderes Identifizierungsmerkmal ein, um später die beiden Empfängergruppen bei der Bestellung per Telefon, Fax oder E-Mail auseinanderhalten zu können. Fragen Sie bei der Bestellung unbedingt dieses Merkmal ab. Nach ca. einer Woche werten Sie gemeinsam mit uns aus, welches Layout Ihnen mehr Rückläufer und damit mehr Umsatz beschert hat. Schon wissen Sie, wie das Layout für die künftigen Faxe aussehen sollte.

Übrigens:
Das können Sie wiederholen, zum Beispiel mit zwei weiteren Layouts. Wichtig ist, dass jedes Layout an die gleiche Menge Empfänger verschickt wird. Und – neben Layouts lassen sich so auch Rabatt-Höhen, Prämien-Arten und Beigabe-Giveaways geschickt austesten.

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Was ist ein Fax Wert, wenn es nicht leserlich beim Empfänger ankommt? Nichts! Geschwungene oder dünne Schriften sowie Schattierungen oder gedämpfte Farben sehen bei der Erstellung der Vorlage sehr schön aus. Auch in den E-Mails, Webseiten oder im Gedruckten sind da sicherlich Hingucker dabei. Aber bei Faxen ist die Auflösung sehr niedrig und Ihre Botschaft sollte schnell erfassbar sein. Nachfolgend erfahren Sie unsere Tipps, worauf Sie beim Texten achten sollten.

Wie auch im nächsten Punkt erläutert, werden von Schwarz abweichende Farben mit einem Weißabstand zwischen den schwarzen Punkten dargestellt. Stellen Sie sich das bei den feinen Strichen des Buchstaben „T“ vor – eine Pünktchen-Linie ist das Ergebnis.

Handschriftarten und kursiv gestellte Texte werden dabei mit schwarzen und weißen Punkten erstellt. Also keine durchgezogene Linie mehr. Damit ergeben sich ungewünschte verpixelte Texte, die nicht mehr klar gelesen werden können.

Eine weitere häufige Ursache für schlecht lesbare Schriften ist jedoch die Farbe. Auch hier ist es so, dass die verwendete Schriftfarbe häufig von „Schlagschwarz“ abweicht. Jedes Abweichen von Schwarz, selbst wenn es für das Auge vermeintlich Schwarz ist, ergibt ein schlechtes Schriftbild. Das gilt bei Marketing-Faxen und Transaktions-Faxen (Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen) gleichermaßen.

Fazit: Verwenden Sie serifenlose, klare und schnörkelfreie Schriften – z.B. Arial, Tahoma, Times New Roman oder Verdana. Nutzen Sie nur schwarze Schriftfarben. Schriftgrößen mit mindestens 10 Pt, für Überschriften 12-14 Pt oder größer

Jeder Hintergrund einer Faxvorlage, farbig oder in einem Grauton, wird beim Faxversand „gepixelt“. Das Faxgerät kennt nur den schwarzen Punkt. Sitzt ein schwarzer Punkt am anderen, ergibt das vollflächig schwarz. Grautöne entstehen durch mehr oder weniger große, weiße Freiräume zwischen den schwarzen Punkten.

Das Ergebnis ist eine „verpixelte“ Darstellung der schwarzen Fläche. Obendrein wird die Übertragungszeit beim Faxversand stark erhöht. Werden nun die Faxe, die Sie an Ihre Empfänger gesendet haben, anschließend z.B. via Fax2Mail zurückgesendet (Bestellungen oder Bestätigungen) und eventuell automatisch ausgelesen, wiegt die Lesbarkeit besonders schwer.

Fazit: Schreiben Sie Ihre Texte nur in klarem Schwarz auf weißem Blatt. Verwenden Sie keine andere Schriftfarbe, schreiben Sie nie weiß auf schwarz (invertiert). Verzichten Sie unbedingt auf Hintergrundfarben, Wasserzeichen, Tabellen- und Schriftschatten.

Egal ob Grafik oder Bilder – je kleinteiliger die Bild-Informationen, umso länger dauert es, die Fax-Botschaft visuell zu erfassen. Kommen bei einer Faxvorlage Farbe oder viele Graustufen hinzu, wird es noch schwieriger. Der Grund: Die Bilder werden durch die Umsetzung in schwarz-weiß stark „pixelig“. Sind die Bilder kleinformatig und zu viele davon auf einer Fax-Seite platziert, wird der Leser sich nicht die Mühe machen, diese via Fax empfangene Seite zu „entschlüsseln“. Die Gefahr ist groß, dass eine solche Faxseite im Papierkorb landet. Das ist doppelter Schaden. Der Empfänger nimmt die Bildwerbung nicht auf und hohe Übertragungszeiten beim Faxversand belasten Ihren Geldbeutel.

Fazit: Setzen Sie Grafiken nur sehr minimal ein, z.B. Ihr Firmenlogo oder ein großes, leicht erfassbares Werbe-Element. Diese Grafiken setzen Sie in schwarz-weiß umgewandelt mit max. 300 dpi in die Faxvorlage ein.

Verwenden Sie am besten gar keine Fotos in Ihrer Faxvorlage. Fotografien bestehen fast nur aus Graustufen und werden via Fax nur in einer sehr schlechten Qualität übertragen. Dies wirkt bei den Empfängern Ihres Faxmailings unprofessionell. Außerdem kostet die Fotoversendung viel Übertragungszeit und verschwendet den Fax-Toner Ihrer Kunden.

Fazit: Nutzen Sie stattdessen schwarz-weiß-Grafiken oder -Zeichnungen. Diese werden auf der niedrigen Auflösung besser gedruckt.

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Für unpersonalisierte Faxe empfehlen wir als Faxvorlage WORD oder PDF zu verwenden.

Bei personalisierten Faxen benötigen wir eine WORD-Vorlage. PDF ist mit eingeschränkten Möglichkeiten auch verwendbar.

Die Empfänger senden Sie uns als Exceldatei (xls, xlsx, csv) oder Textdatei (txt) zu – ganz einfach per E-Mail. Gerne stellen wir Ihnen auch einen FTP-Zugang oder Webspace zum Hochladen Ihrer Dateien zur Verfügung. Achten Sie bitte darauf, dass die Faxnummern in einer Spalte Ihrer Excelliste stehen: 03049907085 – ohne internationale Vorwahl bei deutschen Empfängern. Sonderzeichen wie €œ- € €œ/ € €œ( €œ €œ) € müssen Sie nicht aufwändig entfernen.

Markieren Sie die Stellen (Marker, Textfarbe, Platzhalter etc.), an denen Ihre Wunsch-Personalisierung eingefügt werden soll. Wir empfehlen die gleichen Bezeichnungen zu benutzen wie in der Empfängerliste.

Bitte prüfen Sie, ob die Liste keine unnötigen Formeln enthält oder Datensätze ausgeblendet sind. Auch Formatierungen aus anderen Quellen wie SAP, CMS oder CMR können für Probleme sorgen. Sofern Sie diese Listen aus Ihren internen Quellen ziehen, kopieren Sie sich den Inhalt und fügen diesen unformatiert in eine neue Excelliste ein. Zellen sollten stets nur einen Wert beinhalten (z.B. nur eine E-Mail-Adresse pro Spalte und Zelle).

Auch sollten Formeln in den Listen entfernt werden. Kopieren Sie dazu die gesamte Liste und fügen Sie den Inhalt am Besten in eine neue leere Liste als Text (rechte Maustaste und „123“ auswählen) wieder ein.

Beinhaltet Ihre Liste auch ausländische Faxnummern, so müssen unbedingt die Landesvohrwahlen angegeben sein. Sie können diese mit „+“ oder mit „00“ beginnen. Entfernen Sie die Null der Ortsvorwahl (beachten Sie aber die örtlichen Vorgaben). Wir empfehlen folgende Schreibweisen (Beispiele): +49 30 49907085 oder 0049 30 49907085.

Die CSID ist die internationale Nummer, die im Faxgerät des Empfängers, während des Empfangs, angezeigt wird. Die Eingabe dieser Nummer ist gesetzlich festgelegt (§ 15 TDDDG) und wird von der Bundesnetzagentur (BNI) überwacht. Sie geben uns Ihre absendende Faxnummer bei der Auftragserteilung im Auftragsportal an. Diese Faxnummer stellen wir während des Versands in unserem Faxserver ein. Wir kümmern uns um den rechtskonformen Faxversand. Sofern Sie selber versenden, achten Sie bitte darauf, eine gültige Absenderkennung zu hinterlegen.

Absenderkennungen dürfen nur vollwertige Rufnummern vom Ort Ihres Firmensitzes sein. Ein Beispiel: die dskom GmbH hat Ihren Sitz in Berlin. Also müssen wir eine Faxnummern hinterlegen, die mit 030 für Berlin beginnt.

Servicerufnummern, Mobilfunknummern oder virtuelle Rufnummern sind nicht erlaubt. Haben Sie mehrere Filialen, so können Sie die Faxnummer Ihrer zentrale im gleichen Land oder Ihrer Filiale nutzen. Wir empfehlen stets die Ortsnummer zu nutzen, die mit Ihrem Impressum identisch ist.

Schreiben Sie die Absendernummer mit Landesvorwahl ohne Leer- oder Sonderzeichen, z.B. so: +493049907085 oder 00493049907085.

Die Kopfzeile ist die Zeile am oberen Rand der Faxseite. Datum, Uhrzeit der Versendung und die Seitenanzahl sind Pflichteinträge in dieser Zeile. Diese werden beim Versand automatisch eingetragen. Sonst kann der Rest der Zeile beliebigen Inhalts sein, also zum Beispiel die Kommunikationsdaten Ihrer Firma enthalten. Das kann der Firmenname, Ihre Telefon- oder Faxnummer, aber auch ein Slogan sein. Damit identifizieren sich sich gegenüber Ihrem Empfänger.

Eine Kopfzeile kann z.B. so aussehen:

Auf unserer Website bieten wir Ihnen eine kompakte Checkliste für die Vorbereitung eines Faxversands an. Darin fassen wir nicht nur all diese Tipps für eine perfekte Faxvorlage zusammen, sondern geben Ihnen auch Tipps für die Zusammenstellung der Empfängerliste.

• Was ist im Versende-Preis einer Faxseite enthalten?
• Massen-Faxe versenden – besser Normal- oder Feinauflösung?

Sie suchen einen Dienstleister für erfolgreiches Fax-Marketing und Massenfaxversand? Sie haben noch mehr Fragen zu Fax-Marketing? Sprechen Sie uns an!

Unsere Fax-Dienste stehen Ihnen auch für Desktop-Anwendungen (z.B. Fax2Mail und Mail2Fax) und Applikations-Faxe (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und Kündigungen) zur Verfügung. Sie lassen sich nahtlos in Ihre IT-Welt einbinden. Sie versenden Faxe über Ihren E-Mail-Client oder direkt aus Ihren Office-Anwendungen, wie z.B. WORD, EXCEL oder PowerPoint. Ebenso stellen große Verteiler und gemischte Listen mit Fax- und E-Mail-Adressen kein Problem dar. Selbst in Ihre automatisierten Unternehmensprozesse lassen sich Fax-Dienste problemlos integrieren.

Sie suchen eine Agentur für erfolgreichen Fax-Versand? Sie möchten Ihr Fax-Marketing weiter professionalisieren? Sprechen Sie uns an! Wir freuen uns auf Sie. Wählen Sie einfach 030 / 4990 7084.

Der dskom Marketing-Blog liefert Ihnen zahlreiche nutzbringende Ratgeber- und Info-Fachartikel. Diese drei dürften für Sie besonders interessant sein:

• Gute Anlässe für Newsletter-Versendungen
• Darf man Kunden einfach so anschreiben?
• Der Unterschied zwischen Marketing, Werbung und PR

Wir sind eine Direktmarketing-Agentur mit Erfahrung im Faxmarketing seit 2002. Wir versenden Fax-Angebote und -Newsletter für viele mittelständische und kleine Unternehmen. Fragen Sie unser Mailing-Team nach ausführlichen Informationen.

Unser Direktmarketing-Geschäftsführer Harry Schäfer gibt gerne Auskunft.

Benötigen Sie weitere Informationen oder Hilfe rund um den Versand von Massenfaxen? Egal, ob es sich um den Aufbau, den Inhalt, technische Voraussetzungen oder unsere Preise handelt – wir helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf:

Harry Schäfer & Team
Telefon: 030 4990 7086
Fax: 030 4990 7085
E-Mail: mailing@dskom.de