Checkliste für den Massenfax-Versand – Darauf ist unbedingt zu achten!

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der wichtigsten inhaltlichen Merkmale, auf die Sie unbedingt achten sollten, ehe ein Faxmailing für den Versand freigegeben wird:

• Absenderkennung im Faxkopf (optional)
• Knackige Überschrift mit klarer Aussage
• Inhalt (Text, Grammatik, Rechtschreibung, Darstellung)
• Personalisierung (Briefanrede, Anrede, Titel, Nachname etc.)
• Schriftart (schnörkellos) und Schriftgröße (mind. 10pt)
• Reines Schwarz für Schriftfarbe verwendet
• Bilder, Farbverläufe, Farben, Hintergründe möglichst vermieden/reduziert?
• Faxnummer für Rückfax deutlich lesbar hinterlegt
• E-Mail, Rufnummer oder Faxnummer für Rückfragen hinterlegt
• Impressum hinterlegt
• Dokumentenformat:
  • mit Personalisierung nur in Word
  • ohne Personalisierung in Word, PDF, JPG, PNG, TIFF, PPT

Ausführlichere Information zum Aufbau einer Faxvorlage finden Sie auch unter Aufbau und Vorbereitung.

Um Ihr Faxmailing zu versenden, wird natürlich eine Empfänger-Liste benötigt. Auch hierbei gibt es „Klippen, die Sie umschiffen sollten“. Daher von uns die nachfolgenden Empfehlungen, worauf bei der Erstellung der Verteiler-Liste zu achten ist:

• Faxnummern (nur eine Faxnummer pro Zeile, unnötige Zeichen entfernen)
• Für die Personalisierung benötigen wir standardmäßig diese Felder:
  • Briefanrede (Sehr geehrte, Sehr geehrter, Sehr geehrte Damen und Herren, Guten Tag, Hallo, Liebe, Lieber etc.)
  • Anrede (Frau, Herr etc.)
  • Titel (Prof., Dr. etc.)
  • Vorname (nur wenn benutzt werden soll)
  • Nachname
• Weiter können die Kundennummer und/oder der Firmenname für spätere Prüfungen nützlich sein!
• Der gesamte Inhalt darf keine Formatierungen, Verknüpfungen oder ähnliches enthalten.
• Blenden Sie keine Zeilen oder Spalten aus. Ggf. kopieren Sie die gewünschten Adressen in eine separate Liste.
• Dublettencheck wird von uns automatisch durchgeführt. Sollten Sie dies nicht wünschen, geben Sie uns vorab Bescheid.

Wie Sie am besten eine Faxmailing-Verteilerliste anlegen und welche Tipps wir für Sie noch bereithalten, lesen Sie in unserer ausführlichen Beschreibung auf der dskom-Seite Aufbau und Vorbereitung.

Faxe versenden und optimale Versand-Qualität erreichen – gelingt das mit Normalauflösung oder Feinauflösung?

Fax-Versand kennt „nur“ schwarz, weiß und Graustufen. Faxe versenden ist in zwei Auflösungsstufen möglich: Feinauflösung und Normalauflösung. Bei großer Informationsdichte, kleinen Schriften, Grafiken in der Faxvorlage oder bei repräsentativem Charakter der Faxvorlage erreicht man beim Faxversand mit Feinauflösung sehr gute Resultate hinsichtlich der Versand-Qualität. Bei Feinauflösung kann die Übertragungszeit länger sein. Das kann sich auch in den Versendekosten niederschlagen.

Fragen Sie bei Ihrem Faxversand-Dienstleister ruhig die Übertragungszeiten für den Fax-Versand mit Normal- und mit Feinauflösung nach. Für beide Varianten erhalten Sie vor dem Faxversand kostenlos ein Probefax. Sie können danach entscheiden, mit welcher Fax-Qualität versendet werden soll. So wissen Sie genau, was der Empfänger erhält und welche Kosten entstehen.

Entscheidend ist das Kostenmodell Ihres Dienstleisters. Bietet Ihr Faxversand-Dienstleister Seitenpreise ohne Zeitbegrenzung an, dann lohnt es sich, Faxe generell mit Feinauflösung zu versenden. Fragen Sie nach und testen Sie!

Benötigen Sie weitere Informationen oder Hilfe rund um den Versand von Massenfaxen? Egal, ob es sich um den Aufbau, den Inhalten, technische Voraussetzungen oder unsere Preise handelt – wir helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf:

Harry Schäfer
Telefon: 030 4990 7084
Fax: 030 4990 7085
E-Mail: mailing@dskom.de