Die beste Zeit für den Newsletter-Versand – Tipps, wie Sie den optimalen Versandzeitpunkt im E-Mail-Marketing ermitteln (B2B & B2C)

Um den besten Versandzeitpunkt für Ihre Newsletter herauszufinden, müssen Sie auf unterschiedliche Faktoren achten. Studien haben ergeben, dass die meisten Newsletter-Öffnungen in der Regel während der ersten Stunden nach dem Newsletter-Versand entstehen. Man könnte also sagen: E-Mails werden am ehesten gelesen, solange sie noch „heiß“ sind.

• Zielgruppe: An wen schicken Sie Ihre Newsletter?
• Ideale Versandzeiten: Unterschiede B2C- und B2B-Newsletter
• Endgeräte: Womit empfangen Ihre Kunden den Newsletter?
• Testen: Hypothesen zum perfekten Versandzeitpunkt prüfen
• Fazit: Ohne hohe Öffnungsrate kein Newsletter-Erfolg!

Eines ist erwiesen: Je länger eine E-Mail im Posteingang eines Empfängers unbeachtet liegt, desto unwahrscheinlicher wird es, dass der Empfänger sie noch öffnet. Dies liegt nicht zuletzt auch daran, dass in dieser Zeit weitere E-Mails in das Postfach gelangen und Ihr Newsletter aus dem Blickfeld des Empfängers gerät. Untersuchen Sie deshalb gründlich diese vier Faktoren für hohe Öffnungsraten der E-Mail-Newsletter und ziehen Sie ein fundiertes Fazit!

Kennen Sie Ihre Kunden oder Interessenten? Die von Ihnen ins Auge gefassten Zielgruppen spielen eine große Rolle bei der Bestimmung des optimalen Newsletter-Versand-Zeitpunkts. Wenn Sie Firmen oder Geschäftskunden erreichen wollen, empfiehlt sich ein Versandzeitpunkt während der Bürozeiten. Aber auch hier unterscheidet man zwischen Sachbearbeiter am PC (ganztags erreichbar) und Personen, deren Arbeit nicht ständig an einen PC gebunden ist (Außendienstler zum Beispiel, die nur zu bestimmten Tageszeiten online sind).

Jede Zielgruppe hat zudem andere Prioritäten beim Lesen und Sortieren der eingehenden E-Mails! Wenn Sie hauptsächlich Privatkunden erreichen möchten, kann ein später Newsletter-Versand unter der Woche oder gar am Sonntag effektiver sein. Eine Hausfrau überprüft ihre E-Mails sicherlich eher tagsüber, wenn die Familie aus dem Haus ist. Eine berufstätige Mutter tut dies am späten Abend, wenn die Kinder ins Bett gebracht sind.

Allgemein lässt sich festhalten, dass die besten Versandtage für Newsletter der Dienstag, der Mittwoch und der Donnerstag sind. Zwischen 8 und 10 Uhr sowie zwischen 14 und 16 Uhr erzielen Mailings im B2B die besten Öffnungsraten. Diese Zeitpunkte sind allerdings nun schon allgemein bekannt. Viele Fachartikel beschäftigen sich mit optimalen Newsletter-Versandzeitpunkten.

Antizyklisches Verhalten kann eine Lösung sein – also die Mailings doch erst in den Abendstunden oder am Wochenende versenden. So hat man weniger Konkurrenz im Postfach des Empfängers. Einige B2B-Empfänger lesen zu diesen Zeiten aber keinerlei geschäftliche Korrespondenz. Der Empfänger, der seine E-Mails hauptsächlich am Desktop-PC im Büro abruft, wird zwar immer seltener, aber ihn sollten Sie unbedingt am Schreibtisch erwischen. Morgens, wenn der Tag sortiert wird, oder direkt nach der Mittagspause. Dienstag, Mittwoch und Donnerstag sind deshalb gute Tage, weil gerade am Montagmorgen Newsletter und Produktinformationen leicht untergehen. Das Postfach hat sich übers Wochenende gefüllt und wird vehementer von „Spam“ befreit als an anderen Tagen. Am Freitagnachmittag und am Samstag sind sowohl Geschäftskunden als auch Privatkunden weniger mit geschäftlichen E-Mails beschäftigt. Deshalb raten wir dazu, auch diese Versandzeitpunkte eher zu meiden.

• B2B – Dienstag bis Donnerstag 8-10 Uhr und 14-16 Uhr
• B2C – werktags in den Abendstunden oder am Sonntag-Vormittag
• Perfekter Zeitpunkt muss ausgetestet werden

Übrigens: Auch das Wetter kann ausschlaggebend dafür sein, wie erfolgreich ein E-Mail-Newsletter ist. An einem verregneten Sonntag werden sicherlich mehr Endkunden in ihr Postfach schauen als bei strahlendem Sonnenschein.

Wann die Empfänger Ihres E-Mail-Newsletters diesen lesen, hängt auch davon ab, von wo aus die Newsletter abgerufen werden:

• im Büro,
• im Auto,
• auf einer Tagung oder
• zuhause auf dem Sofa.

Der Ort des Newsletter-Abrufs entscheidet nämlich darüber, auf welchem Endgerät der Empfänger den Newsletter lesen wird. Die Sachbearbeiterin oder ein Innendienst-Mitarbeiter werden Ihre Newsletter eher am PC im Büro öffnen. Ein Außendienstmitarbeiter hingegen ruft viele E-Mail-Nachrichten auf einem mobilen Gerät, einem Smartphone oder Tablet, ab. Er ist ja ständig auf Achse.

Mobile Newsletter-Leser sind in der Regel jederzeit gut erreichbar. Sie erhalten aber oft sehr viele und stets dringende E-Mails auf das Smartphone oder Tablet. Deshalb benötigen sie Informationen kurz, knapp und gut leserlich. Privatkunden hingegen nutzen meist nur noch das Tablet oder das Smartphone. Das Abrufen von E-Mail-Newslettern am Desktop-PC wird in dieser Zielgruppe immer seltener. Für all diese mobilen Newsletter-Zielgruppen sind deshalb responsive E-Mail-Templates unverzichtbar!

Wann Sie Ihre Empfänger am besten mit Ihrem E-Mailing erreichen, finden Sie heraus, in dem Sie A/B-Tests durchführen. Verschicken Sie ein Mailing zu unterschiedlichen Zeitpunkten und vergleichen sie die Öffnungsraten. Achten Sie jedoch darauf, dass alle anderen Aspekte bei Inhalt und Versand des E-Mail-Newsletters identisch sind! Mit dsmails, der E-Mail-Marketing-Software von dskom, können Sie solche Tests vollautomatisch durchführen.

Noch einmal: Testen Sie nicht alles auf einmal. Finden Sie beim ersten Mailing den besten Wochentag für Ihren E-Mail-Newsletter-Versand heraus. Beim nächsten Mailingversand ermitteln Sie eine optimale Uhrzeit für Ihre Newsletter-Aussendungen. So schätzen Sie Ihre Empfänger und deren E-Mail-Leseverhalten nach und nach besser ein und profitieren bei künftigen Mailings von den Erkenntnissen.

Über die E-Mail-Versand-Auswertungen lässt sich auch deutlich erkennen, von welchen Endgeräten Ihr Mailing durch die Empfänger geöffnet wurde. Auch auf diesen Aspekt gilt es zu achten, da er entscheidend Einfluss auf die Öffnungsraten nimmt.

Noch ein Tipp: Wiederholen Sie die Tests immer wieder. Ob einmal oder mehrmals im Jahr hängt vom Inhalt, der Empfängerzahl und der Frequenz beim E-Mail-Aussand Ihres Unternehmens ab. Mehr über das Auswerten von E-Mail-Marketing Aktionen finden Sie ebenfalls auf unserem Blog.

Je mehr Zeit Sie sich dafür nehmen, Ihre Empfänger, deren Hauptlese-Zeiten und Öffnungsverhalten anhand von Auswertungen kennenzulernen, desto mehr Informationen haben Sie zur Verfügung, um in Bezug auf Öffnungs- und Klickraten das meiste „aus Ihren Empfängerlisten herauszuholen“. Testen Sie, wann Sie Ihre Empfänger am besten erreichen. Profitieren Sie durch höhere Öffnungsraten von mehr Interaktionen mit Ihren Newslettern. Wandeln Sie diese Interaktionen mit klaren Handlungsaufforderungen in Conversions auf Ihrer Website um.

Wir wünschen viel Erfolg!

Unser Direktmarketing-Blog bietet Ihnen sehr viel Fachwissen rund um das E-Mail-Marketing und Faxmarketing von Unternehmen. Gerne empfehlen wir Ihnen auch diese Fachbeiträge aus unserer Feder:

• Tipps, um Fehler beim E-Mail-Marketing zu vermeiden
• 123 Text-Ideen für Ihre Weihnachtsmailings
• Marketing-Weiterbildungsangebote in Berlin

Sie haben Fragen rund ums E-Mail-Marketing für Ihr Unternehmen? Dann rufen Sie uns bitte an 030 / 4990 7084 oder Sie nutzen unser Kontaktformular. Harry Schäfer und sein Team melden sich umgehend bei Ihnen.

Zur richtigen Zeit am rechten Fleck, war schon immer ein Schlüssel zum Erfolg. Im Falle der elektronischen Post ist das nicht anders: Zum ungünstigen Zeitpunkt abgeschickt, wandert die E-Mail in die Ablage. Sie wird meist aus den Augen verloren.

Nichts desto trotz, es lässt sich etwas tun, um Beachtung im Postfach zu finden. In der Marketingwelt gibt es einige – wenn auch durchaus umstrittene – Spielregeln. Wir haben die im Marketing-Alltag gelebte Praxis mit unseren Erfahrungen verglichen. Aus unserer Sicht kommt es auf folgende Punkte an:

Der „richtige“ Versandtag ist abhängig vom Zielpublikum. Im Vordergrund steht die Frage, wer soll via E-Mail erreicht werden und wie bewegt sich die Zielperson im Internet. Fragen wie: „Wann könnte die junge Mutter online sein?“ oder „Wann hat der Autoverkäufer Zeit für das Urlaubsangebot?“ sind zu klären. Sich in die Zielgruppe einzufühlen, hat höchste Priorität. Jeder Mensch nutzt die digitalen Medien auf seine ganz persönliche Art. Das macht die Sache nicht einfacher, muss aber in die Überlegungen einbezogen werden. Eine erste Hilfestellung bietet Ihnen die generelle Unterscheidung zwischen Business-Kunden (B2B) und Endverbrauchern (B2C). Während Newsletter im beruflichen Umfeld fast immer während der Bürozeiten geöffnet werden, erreichen Sie Endverbraucher bevorzugt abends und am Wochenende. Also komplett entgegengesetzte Lesezeiten. Viele Marketer vertreten die Ansicht, dass Newsletter am erfolgreichsten sind, wenn sie innerhalb der ersten Stunde nach dem Abschicken gelesen werden. Je frischer das Mailing aufgemacht ist, umso besser die Öffnungsrate und umso höher die Aufmerksamkeit.

Unser Expertenrat: Begeistert der Inhalt, wird der Newsletter auch später noch gelesen. Die Relevanz der Themen spielt eindeutig die größere Rolle!

Das Business-Umfeld

Auf den ersten Blick scheint für den Versand eines B2B-Newsletter jeder Tag gleich gut geeignet zu sein. Der Schein trügt. Am Montagmorgen wird gern großzügig gelöscht, um die über das Wochenende aufgelaufene E-Mail-Flut abzuarbeiten. Am Freitagnachmittag sind die Köpfe schon im Wochenende. Lange Zeit hatte man sich auf dienstags oder donnerstags eingeschossen. Heute versenden die meisten Marketer am Donnerstagvormittag. Wir haben mehrere zig-Millionen Aussendungen ausgewertet. Es zeigt sich eindeutig eine Vorliebe für den Donnerstag. Wenn die meisten den Donnerstag für Ihre E-Post wählen, wird eine Frage immer drängender: Wie können Sie übervolle Posteingänge an diesem Tag umgehen? Wie bewahren Sie Ihre Newsletter vor der Gefahr, ungelesen gelöscht zu werden?

Wir raten: Antizyklisch versenden!

Brechen Sie mit dem üblichen Verhaltensmuster und setzen Sie zum Beispiel auf die Nachmittagsstunden am Donnerstag. Diese sind bestens für Business-Mailings geeignet. Ein weiteres interessantes Zeitfenster ist gleich nach der Mittagspause. Die wichtigsten Aufgaben sind abgearbeitet und es beginnt der zweite Teil des Arbeitstages. Apropos Aufmerksamkeit: Hinsichtlich der Stunden am Morgen sind die Standpunkte unter Werbetreibenden sehr konträr. Newsletter, die frühmorgens zwischen 7 und 9 Uhr eintreffen, wollen gut platziert sein. Grund ist: Die meisten beginnen den Arbeitstag mit dem Lesen von E-Mails. Jedoch besteht die Gefahr dem morgendlichen Löschzwang zum Opfer zu fallen. Andere Experten raten deshalb, nie vor 9.30 Uhr zu versenden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Reaktionen – also Klicks bzw. Öffnungen – mittwochs und donnerstags in der elften Stunde ein Höchstmaß erreichen. Sie werden nur vom Donnerstagnachmittag getoppt. Für den individuellen Erfolg hilft hier nur testen!

Das private Umfeld

Als Kernzeiten für den Newsletter-Versand an Endkunden sind die Abendstunden (ab 20 Uhr) besonders geeignet. Arbeit und Kinderbetreuung sind geschafft und es bleibt Zeit für Online-Shopping und Co. Immer häufiger rufen viele Endverbraucher ihre privaten E-Mails auch im Büro ab. Es macht also ein Versand in der Woche zwischen 9 und 14 Uhr durchaus Sinn.

Achtung: In diesem Fall sollten Sie nur Informationen schicken und sich jeglicher Kauf­aufforderung enthalten. Es fehlt erstens die Zeit, online einzukaufen und zweitens bleibt der Bürofrieden erhalten. Je nach Zielgruppe eignen sich allerdings auch die Morgenstunden für ein Mailing. Dann sogar mit Kaufaufforderung oder sonstigen Interaktionen. Denken Sie etwa an junge Mütter oder die sogenannten „Silver Surfer“.

Das Wochenende ist fest in der Hand der Endkunden und Freizeit-Feeling bestimmt die Gemütslage. Newsletter mit Business­-Inhalten verfehlen das Ziel und landen im Papierkorb. Umsatz-Spitzenreiter für den E-Commerce ist der Sonntag. Die Öffnungsraten eines Newsletters gegen 10 Uhr morgens, also direkt nach der Frühstückszeit, treffen ins Schwarze und erreichen Spitzenwerte.
Für den Versand heißt das, den Freitag­nachmittag und die erste Hälfte des Samstags besser meiden. Viele Ihrer E-Post-Empfänger sind mit Einkäufen oder dem Haushalt beschäftigt. An diesen beiden Tagen sind die Nachmittage und frühen Abendstunden die Renner. Ohne Ausnahmen geht es auch hier nicht ab. Beachten Sie in jedem Falle Schulferien und Feiertage. Nicht zuletzt hat das Wetter maßgeblichen Einfluss auf die Internetnutzung am Wochenende. Bei strahlendem Sonnenschein sind Mailings oftmals vergebene Liebesmüh.

Vorweg: Es gibt keine wirklich sichere Wochentag- und Uhrzeit-Empfehlung, um der Champion im Posteingang zu sein. Die Parameter sind von Zielgruppe zu Zielgruppe zu verschieden. Aus dem Gesagten lassen sich folgende groben Richtlinien ableiten – diese sind zwar keine Erfolgsgarantie, aber der Orientierung dienen sie allemal:

• Business-Kunden sind eher zu klassischen „9-to-5“-Bürozeiten erreichbar.
• Privatleute vor allem am späten Nachmittag und Abend sowie am Wochenende.
• Generell sind Samstag, Montagvormittag und Freitagnachmittag tabu für Versendungen.

Um sich dem optimalen Versandzeitpunkt für Ihre Zielgruppe Stück für Stück zu nähern, heißt die Devise testen, testen, testen. Probieren Sie verschiedene Varianten nach dem sogenannten A/B-Testing. Das heißt, Sie teilen Ihren Verteiler in Gruppen auf und versenden das Mailing an verschiedenen Tagen. Den erfolgreichsten Versandtag nehmen Sie beim nächsten Mal als Grundlage und testen auf dieselbe Weise unterschiedliche Uhrzeiten.

Zum Schluss ein Trost für alle: Der Zustellzeitpunkt des Newsletters sollte nicht vernachlässigt werden. Wichtiger aber ist und bleibt der relevante Inhalt Ihres Newsletters! Ist Ihr Newsletter kontinuierlich mit relevanten Informationen gespickt, wird er erwartet und gelesen. Und das auch bis zu zwölf Stunden nach dem „Einwurf“.

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