Fax-Verschlüsselung – Faxe sicher versenden und empfangen
Eine Standard-Faxübertragung findet erst einmal ohne Verschlüsselung statt – sie erzeugt jedoch eine „1:1-Kopie“!
Wenn Sie ein Fax, sprich eine Fernkopie versenden, wird für die Übertragung das Fax-Protokoll verwendet. Dieses Protokoll sorgt dafür, dass am Gerät des Empfängers eine !1:1-Kopie! ankommt. Dies ist der Grund, warum in vielen verfahrensrechtlichen Fällen das Fax als rechtssicher anerkannt ist. Beim Empfänger wird ein Bild (TIFF) der ursprünglichen Faxvorlage ausgedruckt. Dies bedeutet nicht, dass die Faxe verschlüsselt übertragen werden. Das Fax-Protokoll sorgt für einen geregelten Verbindungsaufbau und -abbau zweier analoger Fax-Geräte mit dem Ziel einer abbildungsgetreuen Übertragung der Inhalte.
Das Fax-Protokoll (T.30 oder T.38) ist normiert. Um eine möglichst erfolgreiche Übertragung zu erreichen, handeln die beiden Geräte definierte Bedingungen aus:
- Gerät empfangsbereit
- Papier im Gerät
- welche Übertragungsrate ist möglich
Am Ende der Übertragung wird wieder ein Dialog geführt:
- Alle Seiten empfangen?
- Inhalt vollständig empfangen?
T.38 regelt zusätzlich die Faxübertragung in Datennetzen, beispielsweise wie mit verlorenen Datenpaketen umzugehen ist. Hier gilt ebenfalls, Verschlüsselung hat nichts mit dem Fax-Protokoll zu tun.
Learning: Die standardmäßige Übertragung von Faxen zwischen analogen Faxgeräten ist offen und ohne Verschlüsselung. Der Inhalt des empfangenen Faxes ist jedoch ein originalgetreues Abbild.
Mögliche Risiken bei der Übermittlung eines Faxes
Natürlich passiert es, dass eine falsche Faxnummer angewählt wird. Dann ist das Fax beim „falschen“ Empfänger lesbar, wie bei einer E-Mail. Genauso wie bei Telefonnummern, können Faxnummern weitergeleitet werden. Ihre Fax-Vorlage kommt unwissentlich bei einem anderen Fax-Empfänger an. Ähnlich wie bei der Weiterleitung einer E-Mail.
TIPP: Faxgeräte bzw. Multifunktionsgeräte haben interne Speicher. Sollten Sie ein Gerät verschrotten oder veräußern, achten Sie unbedingt darauf, dass der Speicher komplett gelöscht wurde.
Learning: Faxe können durch falsch eingetippte Nummern oder Weiterleitungen bei einem „falschen“ Empfänger landen. Höherwertige Geräte bieten einen Passwortschutz.
Online-Fax, CloudFax, Internet-Fax und Verschlüsselung
Die hier genannten Begriffe können unter der Rubrik CloudFax-Dienste zusammengefasst werden. CloudFax-Services bieten eine große Bandbreite an Möglichkeiten: Mail2Fax, Webservice2Fax, Fax2Mail, Fax2FTP, Fax2Webservice, Fax2Print und etliche mehr. Die einfache Standard-Nutzung von CloudFax-Diensten hat Übertragungs-Abschnitte, die über das ganz normale Telefonnetz laufen und damit unverschlüsselt sind. Jedoch können Sie mit CloudFax-Diensten Verschlüsselung viel einfacher und kostengünstiger realisieren, als das in der analogen Fax-Welt möglich ist.
Betrachten Sie beispielsweise den CloudFax-Dienst Mail2Fax.
Mit dem Dienst Mail2Fax versenden Sie höchst einfach und komfortabel ein Fax. Sie erstellen, wie gewohnt, mit Ihrem Standard-E-Mail-Client eine neue Mail. Im Alias der E-Mail-Adresse geben Sie Ihre Ziel-Faxnummer an (Alias@Domain.Länderkennung, z.B. 012345678@rfax.net). Die Faxvorlage geben Sie in den Anhang. Mit Klick auf den Senden-Button wird die Mail an Ihre Fax-Plattform gesendet. Diese extrahiert den Anhang, sprich die Faxvorlage und liefert diese an die Faxnummer aus. Fertig! Die E-Mail wird standardmäßig unverschlüsselt versendet. Jedoch haben Sie die Möglichkeit, die Versendung Ihrer E-Mail mittels einer TLS-Verbindung (Transport Layer Security) oder Signatur zu verschlüsseln. Der Mail2Fax-Dienst kann das standardmäßig abbilden. Dies gilt natürlich in gleicher Weise für den Empfang eines Faxes über den CloudFax-Dienst Fax2Mail oder Fax2FTP. Bei Fax2FTP kann das FTP-Verzeichnis durch Authentifizierung zusätzlich geschützt werden. CloudFax-Dienste bieten zusätzlich die Möglichkeit, die empfangene Faxvorlage selbst, mittels Passwort zu verschlüsseln. So ist der Inhalt der Faxseiten nur für den lesbar, der auf der Empfängerseite das Passwort kennt. Das Fax ist nicht manipulierbar.
TIPP: Achten Sie immer darauf, dass die Web-Portale, über die Sie Faxe versenden oder empfangen, SSL-verschlüsselt sind.
Learnings: CloudFax-Dienste bieten Verschlüsselung bei der Übertragung der Faxvorlage und die Verschlüsselung der Faxvorlage selbst.
Fazit
Mit modernen CloudFax-Diensten können Sie sehr einfach eine verschlüsselte Fax-Übertragung realisieren. In aller Regel wird dafür das Protokoll TLS genutzt. Es sichert Ihnen die verschlüsselte Übertragung zu. Trotz CloudFax-Lösungen müssen Sie nicht auf das „abbildungssichere“ Faxprotokoll verzichten, da in vielen verfahrensrechtlichen Angelegenheiten, Faxe als rechtssicheres Medium anerkannt sind. Eine CloudFax-Lösung hat zudem den Vorteil, dass die Faxe papierlos empfangen und gesendet werden. Das tut der Umwelt gut!
Außerdem ist Fax problemlos in digitale Prozesse integrierbar. Digitale Verwaltung und Weiterverarbeitung ist ohne Abstriche und Medienbrüche möglich. Compliance-Standards werden durch Protokollaufzeichnungen, Verschlüsselung und sichere Übertragung erfüllt.
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