Ist Fax heute noch notwendig oder gar zeitgemäß? Eine realistische Betrachtung!

Uns hier bei dskom wird diese Frage häufig gestellt: „Werden denn das Fax und der Faxversand in der Kommunikation von Unternehmen noch immer eingesetzt? Wofür wird das Fax im Kommunikationsmix gebraucht?“

Die Menschen haben schon Recht – per se ist das Fax ein Auslaufmodell. In den Büros werden Faxgeräte abgebaut. Das Fax in seiner ursprünglichen Form ist schwerfällig und nur in Schwarz/Weiß verfügbar.

Zudem steht das Fax als Sinnbild für lahme deutsche Behörden, für schleppende Digitalisierung und ein gewisses Maß an Fortschrittsunwillen in Deutschland.

Die einfache Unternehmenskommunikation hat sich schon längst von Telex und Fax zu E-Mail, Slack und Messengern verlagert. Gleiches gilt für das digitale Marketing – die Multimedialität von WhatsApp, E-Mail und RCS schlagen das Fax auch hier um Längen!

So verschwinden Faxgeräte aus Büros. Die wenigen verbleibenden Faxe werden über CloudFax-Lösungen versendet.

Da wo aber wichtige Dokumente versendet werden und abgesichert sein muss, dass der Empfänger sie tatsächlich erhalten hat, ist das Fax nach wie vor ein häufig genutztes Medium. Die rechtssichere Übertragung von Klageschriften, Verträgen, Aufträgen und Auftragsbestätigungen gelingt per Fax vielen Unternehmen immer noch leichter als die E-Mail zum rechtssicheren Kommunikationskanal auszubauen.

Dort, wo rechtliche Vorgaben, wie Dokumenten-Echtheit gefordert wird – das Faksimile als originalgetreue Kopie, wird dem Fax eine höhere Rechtssicherheit zugesprochen als jeder anderen elektronischen Kommunikationsform.

Dies trifft beispielsweise auf Verträge oder urheberrechtsgeschützte Dokumente zu. In anderen Branchen, wie zum Beispiel im medizinischen Sektor, geht es um den Schutz und die Vertraulichkeit persönlicher Daten. Es spielt bei alledem aber sicher auch eine gewisse Abneigung gegen die mit digitalen Übertragungsmethoden einhergehende Transparenzsteigerung eine Rolle.

Aber auch gesetzliche und firmeninterne Regeln befördern die weitere Verwendung von Fax-Lösungen:

• die rechtssichere Empfangsbestätigung,
• der Nachweis einer eigenhändigen Unterschrift,
• das Papiererfordernis für Lieferscheine und Auftragsbestätigungen sowie zuweilen auch noch für Rechnungen.

In diesen Fällen können die Anforderungen viel leichter mit dem Fax als jeder anderen Übertragungsart umgesetzt werden.

Die Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse schreitet trotzdem voran – nicht immer so rasant wie gewünscht, aber stetig und unaufhaltsam.

Tatsächlich sind diese Digitalisierungsprozesse aber nicht in allen Dienstleistungs- und Geschäftsbereichen gleichermaßen schnell und leicht umsetzbar. Gerade auch dort, wo sich Geschäftspartner mit unterschiedlich hohen Technologie-Graden begegnen.

Immer da, wo diese Unterschiede greifbar sind, kann das Fax als digitales Tool via CloudFax eine sinnvolle Übergangslösung bieten – als Brücke zwischen sehr unterschiedlich technologisch ausgerüsteten Geschäftspartnern.

So werden auf Webseiten mit dem Smartphone Essensbestellungen aufgegeben und diese automatisiert als Bestellung, Laufzettel und Lieferschein an Restaurants und Gaststätten mit Lieferservice weitergeleitet. Da trifft das komplexe Bestellportal mit hohem technologischen Anspruch auf ein Gegenüber, das eher bescheiden technisch ausgerüstet ist und mit einem Stück Papier viel besser zurecht kommt.

Ähnliches geschieht in hoch automatisierten Industrieprozessen, wie beispielsweise in der Bauchemie, wo kontinuierliche Rohstoffversorgung durch automatisch ausgelöste Bestellaufträge gewährleistet wird – versendet in Form eines Bestellscheins via CloudFax. Hier sind es die unterschiedlichen technologischen Standards des Industriegiganten und eines familiengeführten Großhandels, die aufeinander treffen.

Dann gibt es Branchen, in denen Menschen ihren Arbeitsalltag nur selten am PC verbringen. Dies ist im Handwerk oft der Fall. In anderen Bereichen spricht der bestehende Workflow, nehmen wir mal die Beratung der Patientinnen und Patienten in Apotheken oder in Arztpraxen, gegen eine ständige Anwesenheit am PC.

Überall dort schließt das Fax mit seiner optischen und haptischen Verfügbarkeit vorhandene technologische Lücken, passt immer noch besser in den Arbeitsablauf als Tablet oder Outlook.

Deshalb geben in regelmäßig durchgeführten Studien immer noch mehr als 50 % der Unternehmen an, das Fax für gewisse Aufgaben zu nutzen.

Es liegt auf der Hand: Die Nutzung von Fax-Lösungen hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. An etlichen Stellen unseres Alltags ist das Faxgerät – zu Recht – verschwunden. Mit Argumenten wie Rechtssicherheit und Dokumenten-Echtheit wird es aber in einigen (durchaus großen) Nischen weiterhin genutzt.

Die Nutzung des Fax als Technologiebrücke wird noch ein ganzes Weilchen bleiben – nicht mehr mit Faxgerät, Toner und Papier, sondern über CloudFax-Lösungen. Doch alle Unternehmen arbeiten perspektivisch daran, das Fax in allen Prozessen durch moderne Kommunikationsmittel zu ersetzen.

Unser Team unterstützt Sie gerne dabei. Sprechen Sie mit unseren Experten!

• Personalisierte Massenfaxe fehlerfrei vorbereiten und erfolgreich versenden
• 6 handfeste Tipps, die die Faxversand-Qualität verbessern

Sie suchen einen professionellen Dienstleister für den Versand von Faxmailings und die Implementierung einer CloudFax-Lösung? Dann kontaktieren Sie unser dskom-Team und fordern bitte mehr Informationen an: 030 49907084.

Prozesse in Unternehmen werden digitalisiert und automatisiert. Mit cleveren CloudFax-Technologien steht jedem Unternehmen heutzutage eine moderne Infrastruktur-Lösung für den Dokumenten-Austausch per Fax zur Verfügung.

So können Faxversand und Faxempfang problemlos in automatisierte Prozesse eingefügt werden – rechtssicher, mit Zustellbeleg. Selbst das automatisierte Auslesen und Weiterverarbeiten von Faxinhalten via OCR ist mit CloudFax kein Hexenwerk.

Diese Fax-Dienste stehen Ihnen bei Bedarf zur Verfügung:

• Mail2Fax,
• Web2Fax,
• FTP2Fax,
• Fax2Mail,
• Fax2Web,
• Fax2FTP,
• das Auslesen von Daten via OCR und
• die Anbindung an IT-Infrastrukturen mit Webservice als SOAP / REST-Schnittstelle.