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Richtig gutes E-Mail-Marketing für Events

Gut geplantes und zielgruppenspezifisches E-Mail-Marketing ist einer der am besten funktionierende Wege, um über eine Veranstaltung zu informieren und Teilnehmer für sie zu rekrutieren.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen viele praktische Tipps an die Hand, mit deren Umsetzung eine Veranstaltung signifikant mehr Teilnehmer gewinnen kann. Dazu dient der nachfolgende Leitfaden für eine komplette E-Mail-Marketing-Kampagne rund um Ihr regelmäßig wiederkehrendes Event!
 

E-Mail-Marketing für Events - Newsletter-Tipps für Event-Veranstalter
 

Bevor wir mit den Tipps für Ihre Event-Email-Marketing-Kampagne loslegen, noch dieser wichtige Hinweis: E-Mail-Marketing-Aktionen unterliegen klaren rechtlichen Regelungen.

So dürfen Sie auf dem Wege des E-Mailings nur Menschen anschreiben, die bereits einmal Teilnehmer der Veranstaltung in den vergangenen Jahren waren oder sich für den Newsletter aktiv angemeldet haben, zum Beispiel über ein Website-Newsletter-Anmeldeformular.

Tipps für eine funktionierende Newsletter-Registrierung auf Ihrer Event-Website können Sie sich aus einem separaten Blogbeitrag ziehen, den wir extra zu diesem Thema erstellt haben!
 

Ein E-Mail-Marketing-Fahrplan für Event-Veranstalter:

 

Präsente zu Weihnachten für Mitarbeiter, Kunden & Geschäftspartner

Gutes E-Mail-Marketing für Events braucht Personalisierung

Eine E-Mail ist persönlich. Auch wenn man eine Rundmail an hunderte oder gar tausende Empfänger verschickt, ist das Medium stets eine Person-zu-Person-Kommunikation. Deshalb ist die persönliche Anrede so wichtig! Personalisieren können Sie im Betreff, in der Anrede, im Text, aber auch bei der Grußformel zur Verabschiedung.

E-Mails bieten viele gestalterische Möglichkeiten. Nutzen Sie alle Funktionalitäten des modernen E-Mail-Marketings - ohne es zu übertreiben. Setzen Sie Bildmaterial ein, halten Sie sich kurz und immer hart bei den Fakten. Für ausführliche Informationen verlinken Sie auffällig zur Event-Website. Verwenden Sie für diese Links gut gestaltete Call-to-Action-Button.
 

Über E-Mail-Marketing-Maßnahmen Event-Partner finden und einbinden

Jedes Event braucht Partner. Neben dem klassischen Sponsor sind für mehr Reichweite auch Medienpartnerschaften und Blogpartner sehr interessante Unterstützer!

Im eigenen E-Mail-Marketing-Konzept sollte deshalb innerhalb der Mailings stets ein Platz für den "Call for Partners" reserviert werden. Die festen Partner-Formate (Sponsor, Medienpartner, Kooperationspartner) sollten hervorgehoben werden.

Alternative Formen der Unterstützung können parallel dazu ebenfalls genannt werden: "Sie möchten uns als Sponsor, Medienpartner oder in anderer Form unterstützen, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir besprechen gern gemeinsam mit Ihnen, wie wir Ihre Dienstleistungen und Produkte optimal auf unserem Event in Szene setzen können."

Haben Sie für Ihre Veranstaltung auf diesem oder anderen Wege Partner an Bord geholt, dann finden Sie heraus, ob diese Partner ebenfalls über einen E-Mail-Marketing-Verteiler verfügen. Nutzen Sie diese zusätzliche Reichweite!

Lassen Sie die Partner über deren E-Mail-Verteiler zum Beispiel kostenlose Tickets für die Veranstaltung verlosen. Mit solch einem Incentive fällt es Ihnen leicht, die Partner zum Versand eines Event-Newsletters zu "überreden".
 

Erfolgreiches Event-Newsletter-Marketing braucht ein Konzept

Gerade für regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen erweist es sich als nutzbringend, einen festen E-Mail-Marketing-Plan zu konzipieren, der das Event vor, während und nach dem Veranstaltungstag fest begleitet.

Auch wenn E-Mail-Kampagnen so günstig wie kaum eine andere Marketing-Maßnahme sind, muss bei deren Konzeption, Erstellung und Umsetzung mit Liebe zum Detail gearbeitet werden.

Ist Ihre Veranstaltung ein regelmäßiges Event - monatlich, halbjährlich oder jährlich - dann müssen Sie nur einmal einen E-Mail-Marketing-Prozess clever aufbauen und im Anschluss daran immer wieder sauber ausführen.

So können Sie fortan - Jahr für Jahr - in leicht abgewandelter Form diesen E-Mail-Marketing-Ablauf vor, während und nach der Veranstaltung "abspielen".

Am Beispiel einer jährlichen Veranstaltung werden wir dies exemplarisch aufzeigen. Wir haben einen E-Mail-Marketing-Ablaufplan erstellt, der sich mühelos auf jedes vergleichbare Event adaptieren lässt.

Wer sich einmal die damit verbundene Mühe macht, wird zukünftig mit Hilfe dieses E-Mail-Marketing-Konzepts einen starken Ticket-Sales-Kanal sein Eigen nennen dürfen!
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 1
Nach dem Event ist vor dem Event


Versenden Sie kurz nach der gerade frisch vergangenen Veranstaltung recht fix eine kleine Rückschau per E-Mail. Hier binden Sie Bilder, Videos und ggf. Infomaterial der Speaker ein - am besten natürlich mit Links zu ausführlicherem Material auf Ihrer Event-Website.

Vergessen Sie nicht, sich bei Sponsoren, Medien- und Blogpartnern ganz herzlich zu bedanken. Fügen Sie auch in diese Nachricht noch einmal die Logos aller Unterstützer ein!
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 2
Save-the-Date - Schon ganz früh das nächste Event ankündigen

Sobald der nächste Termin für Ihre Veranstaltung feststeht, versenden Sie unbedingt eine "Save the Date"-Nachricht an Ihren E-Mail-Empfängerkreis!

Geben Sie den Newsletter-Empfängern zu verstehen, dass sie die ersten sind, die über den neuen Termin informiert werden. Diese Exklusivität sorgt dafür, dass sich nur sehr wenige jemals aus dem Verteiler abmelden werden!

Weisen Sie in dieser E-Mail-Nachricht schon darauf hin, dass es für den Event eine "Early-Bird-Phase" für den Ticketverkauf geben wird. Idealerweise eröffnen Sie mit dem Versand dieser E-Mail eine exklusive "Early Early-Bird-Phase" für die engsten Freunde der Veranstaltung: die treuen Dauerbesucher und Newsletter-Abonnenten.

Sollten Sie den Ticketverkauf erst später starten wollen, dann setzen Sie schon hier einen Teaser in die E-Mail und kündigen weitere Infos für den nächsten E-Mail-Newsletter an.

Denken Sie auch an einen Unterstützer-Aufruf. Wer Sponsor, Medienpartner oder Blogpartner Ihres Events werden möchte, mögen sich bitte melden. Setzen Sie einen Link zu ausführlichen Partner-Infos auf Ihrer Event-Website!
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 3
Offizielle Einladung zum Event inkl. Eröffnung der Early-Bird-Tickets-Phase

Informieren Sie in diesem E-Mail-Newsletter über das exakte Datum und den Ort des nächsten Events - inklusive genauer Uhrzeiten und Anfahrtsbeschreibung zur Veranstaltungslocation.

Verweisen Sie auf Partner-Hotels, in denen Übernachtungen zum Vorteilspreis mit einem Code-Wort gebucht werden können!

Geben Sie einen ersten Ausblick auf die geplanten Inhalte des Events!

Bewerben Sie großzügig die nun erhältlichen "Early-Bird"-Tickets zum Vorzugpreis. Loben Sie entweder einen prozentualen Rabatt aus - "xx % Preisersparnis bis zum Ende-Datum der Early-Bird-Phase" - oder einen festen Rabatt-Betrag: "Jetzt bis zum Ende-Datum der Early-Bird-Phase xx EUR beim Ticketkauf sparen!"

Setzen Sie einen deutlich erkennbaren "Call-To-Action"-Button in den E-Mail-Newsletter, der zum Anmeldeformular auf der Website oder direkt zur Ticket-Buchungsplattform führt!

Haben Sie bereits Sponsoren, Medien- und Blogpartner für das anstehende Event gefunden, dann binden Sie nun die neuen Partner Ihrer Veranstaltung in jede E-Mail an Ihren Newsletter-Verteiler ein.
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 4
Reminder als Erinnerung ans Ende der Early-Bird-Ticket-Phase

E-Mail-Marketing für Events: Reminder zur Einladung + Early Bird Angebot
Quelle: ko:mon Kongress der Firma JST


Erinnern Sie mit diesem E-Mail-Newsletter-Reminder an die Veranstaltung. Machen Sie Druck, indem Sie darauf hinweisen, dass die Early-Bird Ticket-Vorverkaufsphase sehr bald ausläuft: "Bis zum Freitag dieser Woche gibt es noch Tickets zum günstigen Early Bird Preis!"

Machen Sie den Newsletter-Lesern das frühzeitige Kaufen von Tickets schmackhaft. Geben Sie erste Einblicke ins Veranstaltungsprogramm. Heben Sie Top-Speaker hervor, die Sie schon jetzt verpflichten konnten.

Setzen Sie gut sichtbare "Call-To-Action"-Button ein, die zum Anmeldeformular auf der Website führen.

Auch hier gilt wieder: Zeigen Sie Sponsoren, die Ihre Veranstaltung unterstützen!

Tipp: Sie haben schon sehr viele Speaker gebucht, weshalb sie nicht alle auf einmal in diesem Newsletter vorstellen können? Dann verteilen Sie die Speaker-Vorstellungen gleichmäßig über alle Reminder-Mailings, die geplant sind. Präsentieren Sie pro E-Mail-Newsletter zwei, drei oder vier Speaker und verlinken Sie auf deren Profil in Ihrer Event-Website.
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 5, 6, 7 und 8
Weitere Reminder an die Veranstaltung, ggf. mit Sonderrabatt-Codes

Sobald erste zentrale Punkte der Agenda und die dazugehörigen Speaker feststehen, können diese in weiteren E-Mails angekündigt werden: "Bis wir die finale Agenda ankündigen können, möchten wir Sie mit den neuesten Infos zu unserer Veranstaltung versorgen. Einige Vorträge und Top-Speaker sind schon fest eingeplant. Diese wollen wir Ihnen keinesfalls vorenthalten."

Weisen Sie auch hier auf weiterhin mögliche Rabatte hin. Denken Sie über kurze Sonderrabatt-Zeiträume nach: rund um Nikolaus, Adventsonntage, Weihnachten, den Jahreswechsel, Ostern, Pfingsten oder ähnliche Saisonalitäten.

Auch Gruppen-Tickets können eine gute Absatzmöglichkeit für Ihre Veranstaltung sein!

Beziehen Sie in solche Aktionen auch Ihre Sponsoren ein. Loben Sie über deren Verteiler Freitickets aus. Lassen Sie Sonderrabatt-Aktionen von Sponsoren präsentieren.

Vergessen Sie auch hier die "Call-To-Action"-Button nicht - mit direktem Link zum Anmeldeformular auf Ihrer Event-Website.
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 9
Es ist kurz vor knapp! Sie haben noch nicht alle Tickets verkauft?


E-Mail-Marketing für Events: Last-Minute-Newsletter vor der Veranstaltung
Quelle: OMCap Berlin


Eine Last-Minute-Nachricht sollte nun Ihren E-Mail-Newsletter-Verteiler erreichen.

Fassen Sie alle wichtigen Daten und Fakten zusammen. Stellen Sie eine detaillierte Beschreibung des Event-Ablaufs, die TOP-Speaker und die Agenda in den Newsletter ein. Vergessen Sie nicht, Hinweise zu Anfahrt und Parkgelegenheiten mitzugeben. Verweisen Sie außerdem per Link direkt zu Download-Möglichkeiten all dieser Informationen als PDF auf der Event-Website.

Auf Rest-Tickets gewähren Sie im Newsletter einen Last-Minute-Rabatt. Machen Sie deutlich, dass die Tickets an der Tageskasse zum Normalpreis verkauft werden: "Der Vorverkauf lohnt sich!"
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 10 und 11
Adhoc-Informationen während des Events zusenden

Auch wenn die Veranstaltung schon läuft, sollten Sie auf besonders interessante Programmpunkte per E-Mail hinweisen.

Heutzutage sind viele E-Mail-Postfächer fest an das Smartphone ihrer Nutzer angebunden. E-Mails werden so ständig abgerufen und gelesen.

Für eilige Informationen, Änderungen im Ablaufplan und ähnlich wichtiges bietet sich also der Aussand eines E-Mailing-Shots an. Dieser darf im kurzen Steno-Stil daher kommen - muss nicht zwingend im üblichen Newsletter-Format ausgesendet werden. Hier kommt es auf Schnelligkeit an. Die Teilnehmer sind für zeitnah versendete Infos dankbar.

Übrigens: Eine Event-App kann solche Dienste auch leisten. Mit Push-Notifications können Event-Teilnehmer unmittelbar mit wichtigen Informationen versorgt werden. Mit einer Kombination aus E-Mail-Shot und Push-Nachricht lassen sich sicherlich fast alle Event-Besucher schnell auf den aktuellen Stand bringen.
 

E-Mail-Marketing-Ablauf - Stufe 12
Nachlese zum Event mit Bildern, Download-Links und Danksagungen

Wenige Tage nach dem Event erinnern Sie mit einem E-Mailing all Ihre Newsletter-Abonnenten an die Highlights der Veranstaltung. Fügen Sie Fotos ein. Verlinken Sie auf Videos, die bei YouTube oder auf Facebook zur Ansicht bereitstehen.

Geben Sie Links zu den Präsentationen der Speaker mit. Bitten Sie die Teilnehmer um eine Bewertung Ihrer Veranstaltung. In einem detaillierten Fragebogen kann man online sogar einzelne Veranstaltungspunkte bewerten lassen - auch die Location und das Catering.

Handelt es sich bei Ihrem Event um eine wiederkehrende Veranstaltung, dann weisen Sie schon jetzt auf das Datum der nächsten Ausgabe hin. Können schon jetzt Tickets für die Folgeveranstaltung angeboten werden, so sollte man dies tun. Loben Sie für diese ganz speziellen Frühbucher einen "Treue-Rabatt" aus.
 

Fazit: E-Mail-Marketing mit System ist umsatzrelevant

Der konsequente Aufbau eines E-Mail-Marketing-Verteilers und dessen regelmäßige Belieferung mit relevanten Informationen rund um Ihr Event spielt leicht verdienten Umsatz in Ihre Kassen. Kein Marketingkanal ist so direkt; die Konversionsraten von E-Mail-Newslettern liegen - sofern gut umgesetzt - weit über denen anderer Marketing-Maßnahmen. Die Kosten pro Konversion sind entsprechend niedrig.

Erstellen Sie gleich jetzt das Grundkonzept für Ihren eigenen E-Mail-Marketing-Plan. Viel Erfolg!
 

 


Unser Team hält noch viel mehr E-Mail-Marketing-Tipps für Sie bereit

Der dskom-Blog ist unsere Aufschlau-Stelle für alle Marketing-Verantwortlichen, die sich um das E-Mail-Newsletter-Marketing im Unternehmen kümmern dürfen. Ihnen empfehlen wir auch diese Fachbeiträge aus unserer Feder:


Sie haben detaillierte Fragen rund um das E-Mail-Marketing für Ihre Event-Reihe? Sie sind Agentur und benötigen Unterstützung bei E-Mail-Marketing-Planung und -Konzept? Dann rufen Sie bitte unser Team an: 030 / 4990 7084. Gerne dürfen Sie unser Kontaktformular für die Kontaktaufnahme nutzen. Geschäftsführer Harry Schäfer und sein Team melden sich umgehend bei Ihnen!

 

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